Ehrenamtliche finden und binden

Vorstandsstruktur

Rigide Strukturen und fehlende Offenheit für Neues können Integration und Wohlfühlen verhindern. Eine Abschottung des Vorstands, Festhalten an Positionen und Wissen sowie mangelnde Transparenz gegenüber den Mitgliedern erschwert die Suche nach Nachfolgern. Ebenso ein fehlendes Einarbeitungskonzept, eine unflexible Erwartungshaltung an Nachfolger und eine späte Nachwuchssuche. Der Vorstand ist zu klein, die Aufgaben sind auf zu wenige Schultern verteilt? Dann passt die Struktur Ihres Vorstands vielleicht nicht mehr zu Ihrem Verein.

• Platz machen für den Nachwuchs: Ehrung und Anerkennung des alten Vorstands, neue Aufgaben anbieten (Wissen-Vermittler zwischen alteingesessenen und neuen Mitgliedern/Vorständen, Ansprechperson für neue Mitglieder, Chronik pflegen etc.).
• Einarbeitungskonzept erstellen. Dazu gehört auch:
  • Gemeinsame Erstellung von Aufgabenprofilen für den Verwaltungsrat, konkret, mit zeitlicher Einschätzung. Hierbei spielt der scheidende Verwaltungsrat eine aktive und wichtige Rolle.
  • Vorstandswechsel vorbereiten („Landkarte“ der Tätigkeiten erstellen, Wechsel ggf. moderieren lassen)
  • Wissenstransfer für die Stabsübergabe
    • frühzeitig
    • schriftlich
    • Checklisten (digital) erstellen
• Apps und andere digitale Formate für die Arbeit nutzen (sofern die technische Barriere nicht zu hoch ist), App z. B. für Nachbarschaftshilfe
• Patenschaften/Mentoren für neue Mitglieder oder Verwalter
• Öffentliche Generalversammlung oder andere Versammlungen („schnuppern“), wenn es sich anbietet: stärkt die Transparenz.
• Über Zielgruppen nachdenken und diese ansprechen (z. B. Personen über 50, deren Kinder aus dem Haus sind).
• Vorstandsarbeit strukturell überdenken:
  • Kompetenzen aufteilen
  • nicht jeder (= jedes Kompetenzprofil) muss bei jeder Versammlung oder jeden Anlass dabei sein
  • gezielt Personen mit interessanten Talenten im „Dunstkreis“ des Vereins suchen und persönlich ansprechen (z. B. für den Elternrat: Ist unter den anderen Eltern ein Rechtsanwalt, eine Buchhalterin, eine handwerklich geschickte Person?)
  • Umfang des Engagements reduzieren: Mehr Ehrenamtliche, Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen, flexibler gestalten, nach den Möglichkeiten der Ehrenamtlichen richten.
  • Doppelbesetzung von Vorstandsfunktionen vorsehen, um mehr Flexibilität zu ermöglichen
  • Rhythmus vorsehen, z. B. alle 3 bis 4 Jahre, aber jedes Jahr ein Amt neu besetzen, damit nicht alle gleichzeitig gehen und regelmäßig neue Ideen dazukommen.
  • alle Funktionen mit Vertretern versehen
  • spezifische Arbeitsgruppen als „Satelliten“ zum Vorstand
  • AGs einrichten: Jede AG schickt eine Person in den Vorstand.
  • Offenheit, Aufgaben zu delegieren (auch über den Vorstand hinaus)
  • Einsatz in Verbindung zu den Stärken, Talente fördern
  • über teamorientiertes Vereinsmanagement nachdenken
  • Roulement im Vorstand: Nach einer bestimmten Zeit innerhalb des Vorstands die Rollen tauschen, um Kompetenzen zu verteilen und zu verhindern, dass eine Person unersetzlich wird.
  • zeitliche Begrenzung der Aufgaben