Kommunikation

Verpflichtende Angaben einer VoG

Angaben, die zwingend bei Dokumenten und Korrespondenz der VoG (d. h. Urkunden, Rechnungen, Ankündigungen, Bekanntmachungen, Briefe, Bestellscheine, Websites und sonstige Unterlagen, ob in elektronischer Form oder nicht) genannt werden müssen:

  • Name
  • Rechtsform, also die Bezeichnung „Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht“ oder die Abkürzung „VoG“, gefolgt von der Nennung des zuständigen Unternehmensgerichts
  • Adresse des Sitzes
  • Unternehmensnummer
  • Wenn in der Satzung die offizielle E-Mail-Adresse und die Webseite angegeben wurden, dann sind diese Angaben rechtsverbindlich und müssen bei jeder Korrespondenz der VoG mit angegeben werden.
  • Register der juristischen Personen Eupen oder RJP Eupen hinzufügen
  • Falls zutreffend den Zusatz, dass sich die VoG in Gründung bzw. in Liquidation befindet. Dabei werden Dritte darüber informiert, dass die Person bereits im Namen einer noch zu gründenden oder noch für eine sich im Auflösungsprozess befindliche VoG handelt.

Eigenschaft des handelnden Vertreters

Alle Rechtsakten, die für eine Vereinigung bindend sind, müssen vor oder nach dem Namen der unterzeichnenden Person angeben, in welcher Eigenschaft dieser Vertreter handelt. Somit wird Dritten gegenüber verdeutlicht, ob die Person im Auftrag der VoG oder als Privatperson handelt.

Datenschutz

Datenschutz für Vereine

Die EU-Datenschutzgrundverordnung – kurz DSGVO – regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen. Auch Vereine sind von der Verordnung betroffen.

Im Download finden Sie eine Handreichung für ein vereinfachtes Modell der Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten sowie einen Mustertext für die Informationen der Vereinsmitglieder über die EU-Datenschutzgrundverordnung.

Was sind personenbezogene Daten?

Es handelt sich um Angaben, die in irgendeiner Form ermöglichen, eine natürliche Person zu identifizieren. Dazu gehören:

  • der Name, die Anschrift oder das Geburtsdatum,
  • aber auch sonstige Informationen, die sich auf Personen beziehen, wie beispielsweise die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, das Autokennzeichen, die Mitgliedschaft in einer Organisation, die sportliche Leistungen etc.

Manche Informationen werden als besonders schützenswert eingestuft. Das betrifft u. a. gesundheitliche Informationen, ideologische Überzeugungen, juristische Daten. Die Form dieser Daten spielt keine Rolle. Es gilt also genauso für Papierunterlagen wie für elektronische Daten oder Bild- und Tonaufnahmen.

Wann erhalten Vereine derartige Daten?

Solche personenbezogenen Daten erhalten Vereine beispielsweise von ihren Mitgliedern, wenn sie sich einschreiben, oder durch Anmeldeformulare für Veranstaltungen und Wettkämpfen.

Der Verein darf nur solche personenbezogenen Daten seiner Mitglieder erheben und verarbeiten, die erforderlich sind, um das Vereinsziel zu verfolgen oder diese zu betreuen und zu verwalten. Vereine dürfen solche Daten nur erheben und verarbeiten, wenn das Mitglied ausdrücklich einwilligt, sofern keine andere gesetzliche Verpflichtung dies vorsieht.

Wie sieht es mit Veröffentlichungen im Internet aus?

Ein Großteil der Vereine präsentiert sich und das Vereinsleben im Internet. Als Verein personenbezogene Daten im Internet zu veröffentlichen, setzt zwingend voraus, dass das Mitglied ausdrücklich zustimmt. Dies muss der Verein nach den Vorgaben der DSGVO auch entsprechend dokumentieren.

Womit geht die sogenannte Informationspflicht einher?

Die Datenschutzgrundverordnung verpflichtet die Vereine auch zu einer proaktiven Informationspflicht gegenüber Dritten. Gemeint sind Menschen, über die der Verein personenbezogene Daten erheben möchte bzw. schon erhoben hat.

So ist der Betroffene z. B. über Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung als auch über seine Rechte als Betroffener zu informieren. Vereine müssen ihre Prozesse bei der Datenerhebung entsprechend anpassen und den Vorgang der Informationserteilung dokumentieren.

Braucht jeder Verein einen Datenschutzbeauftragten?

Ob ein Verein gesetzlich verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, richtet sich u. a. nach dem Umfang der verarbeiteten Daten oder inwiefern sensible Daten verwendet werden.