Generalversammlung

Generalversammlung

Die Generalversammlung ist das oberste Organ einer VoG und besteht aus allen ordentlichen Mitgliedern. Andere Mitglieder, zum Beispiel Fördermitglieder, können ihr beiwohnen, wenn die Statuten dies vorsehen.

Rechte und Pflichten

Ein Beschluss der Generalversammlung ist laut Gesetz für folgende Angelegenheiten erforderlich:

  • Änderung der Satzung
  • Bestellung und Abberufung der Verwalter und Festlegung ihrer Entlohnung, falls eine Entlohnung gewährt wird
  • Bestellung und Abberufung des Kommissars (falls benötigt, finden Sie weitere Infos zu den VoG-Größen in den weiterführende Links) und Festlegung seiner Entlohnung
  • Entlastung der Verwalter und des Kommissars und gegebenenfalls Erhebung einer Klage der VoG gegen die Verwalter und Kommissare
  • Genehmigung des Jahresabschlusses und des Haushaltsplans
  • Auflösung der Vereinigung
  • Ausschluss eines Mitglieds
  • Umwandlung der VoG in eine IVoG, in eine als Sozialunternehmen anerkannte Genossenschaft oder in ein anerkanntes genossenschaftliches Sozialunternehmen
  • Einbringung oder Annahme der unentgeltlichen Einlage eines Gesamtvermögens
  • jegliche sonstigen Angelegenheiten, für die das Gesetz oder die Satzung eine Regelung verlangt

Man unterscheidet zwischen ordentlichen und außerordentlichen Generalversammlungen.

Ordentliche Generalversammlung

Die Hauptaufgabe der ordentlichen Generalversammlung ist die Prüfung und Genehmigung des Jahresabschlusses des vergangenen Jahres sowie des Budgets für das Folgejahr. Sie kommt einmal jährlich zusammen. Außerdem werden die Verwalter (und ggf. Kommissare) auf der Basis ihres Berichts (Finanzlage und die Ausführung des Haushaltsplans) mittels einer Abstimmung entlastet (oder nicht). Über die Entlastung der Verwalter und Kommissare muss ausdrücklich und getrennt abgestimmt werden. Diese Entlastung ist nur gültig, wenn die wirkliche Lage der Vereinigung nicht verschleiert wird und eventuelle Tätigkeiten, die außerhalb der Satzung erfolgten oder gegen die VoG-Gesetzgebung verstoßen, in der Einladung angegeben worden sind. In einer ordentlichen Generalversammlung werden auch die Verwalter und die Kommissare ernannt und abberufen sowie gegebenenfalls ihre Vergütung festgelegt.

Sieht die Satzung nichts anderes vor, so ist die ordentliche Generalversammlung beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend oder vertreten ist.

Entscheidungen bei der ordentlichen Generalversammlung werden mit absoluter Mehrheit getroffen. Dies bedeutet, dass ein Vorschlag die Mehrheit der abgegebenen Stimmen versammeln muss, um angenommen zu werden. Nur die abgegebenen Stimmen zählen: Abwesenheiten, ungültige Stimmen und Stimmenthaltungen werden nicht mehr berücksichtigt und gelten auch nicht als Nein-Stimmen.

Die Satzung kann jedoch davon abweichen und z. B. eine relative Mehrheit (der Vorschlag mit den meisten Ja-Stimmen gewinnt) oder eine qualifizierte Mehrheit (z. B. 2/3 der Stimmen) vorsehen, Enthaltungen sowie leere oder ungültige Stimmen als Nein-Stimmen werten.

Außerordentliche Generalversammlung

Außerordentliche Generalversammlungen sind alle Generalversammlungen neben der ordentlichen Generalversammlung. In vielen außerordentlichen Generalversammlungen müssen die Mitglieder gemäß den Bestimmungen des Gesetzbuches mit einer sogenannten qualifizierten Mehrheit abstimmen, d. h., dass die Entscheidung eine bestimmte Anzahl anwesender oder vertretener Mitglieder (Anwesenheitsquorum) erfordert und nur mit einer besonderen Mehrheit getroffen werden kann. In der Satzung dürfen strengere Quoren, jedoch auf keinen Fall lockerere Regelungen festgeschrieben werden. Außerordentliche Generalversammlungen müssen zum Beispiel bei Satzungsänderungen, Auflösung oder Ausschluss von Mitgliedern einberufen werden und die Abstimmungsregeln lauten wie folgt:

Besondere Regeln der Abstimmung

 

  Anwesenheitsquorum Ja-Stimmen
Änderung der Satzung 2/3 der Mitglieder müssen anwesend oder vertreten sein 2/3 der abgegebenen Stimmen
Änderung der Zielsetzung oder des Zwecks 2/3 der Mitglieder müssen anwesend oder vertreten sein 4/5 der abgegebenen Stimmen
Ausschluss eines Mitglieds 2/3 der Mitglieder müssen anwesend oder vertreten sein 2/3 der abgegebenen Stimmen
Freiwillige Auflösung 2/3 der Mitglieder müssen anwesend oder vertreten sein 4/5 der abgegebenen Stimmen

In der Einberufung zur außerordentlichen Generalversammlung müssen die abzustimmenden Punkte konkret vermerkt sein. Eine Zusammenfassung genügt nicht. Dies impliziert den genauen Wortlaut einer Satzungs- oder Zweckänderung, den Namen des auszuschließenden Mitglieds etc.

Ist das erforderliche Anwesenheitsquorum nicht erfüllt, ist eine neue Einberufung erforderlich und die neue Versammlung berät und beschließt rechtsgültig, ungeachtet der Anzahl anwesender oder vertretener Mitglieder. Die zweite Versammlung darf nicht binnen 15 Tagen nach der ersten Versammlung stattfinden.

Digitale Generalversammlung

Der Verwaltungsrat kann auch ohne eine entsprechende Bestimmung in der Satzung eine digitale Generalversammlung durchführen. Artikel 9:16/1 des Gesetzbuches der Gesellschaften und Vereinigungen schafft die rechtliche Grundlage dafür.

Es gelten folgende Bedingungen:

  • Die Einladung zur Generalversammlung muss mindestens 15 Tage vorher mit Nennung aller Tagesordnungspunkte erfolgen. Die Tagesordnungspunkte sollten ausführlich erläutert werden. Für Punkte, die zu entscheiden sind, sollte es eine klare, verständliche schriftliche Beschlussvorlage geben.
  • Die Einladung zur Generalversammlung muss eine klare Beschreibung der Schritte enthalten, die zur Teilnahme an der Sitzung erforderlich sind, insbesondere die technischen Prozeduren.
  • Die gesetzlichen Abstimmungsquoren gelten weiterhin. Dabei werden alle Mitglieder berücksichtigt, deren Identität zu Beginn der Videokonferenz festgestellt wurde, beispielsweise durch Videobild und Vorzeigen des Personalausweises (Feststellung der Beschlussfähigkeit wie bei einer physischen Generalversammlung).
  • Die Kommunikationsmittel müssen es ermöglichen, die Funktion und Identität der Teilnehmer zu überprüfen und den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich direkt, gleichzeitig und kontinuierlich an den Debatten zu beteiligen, Fragen zu stellen und ihr Stimmrecht auszuüben.
  • Die VoG kann die Informationen über die genutzten Kommunikationsmittel den teilnehmenden Mitgliedern auf ihrer Website zur Verfügung stellen, sofern sie über eine solche verfügt.
  • Im Protokoll der Generalversammlung werden alle technischen Probleme festgehalten, die die Teilnahme der Mitglieder oder den reibungslosen Ablauf der Sitzung verhindert haben.
  • Wenn die Satzung dies vorsieht, können die Mitglieder auch vor der Generalversammlung elektronisch abstimmen. In diesem Fall muss die Identität (Kopie des Personalausweises) und Funktion des Mitglieds überprüft werden. Die Satzung regelt die genauen Modalitäten dieser Abstimmung.

Oberstes Prinzip ist, dass die VoG allen Mitgliedern die Möglichkeit bieten muss, sich aktiv an einer Generalversammlung zu beteiligen. Sollte dieses Grundrecht aufgrund technischer Gegebenheiten nicht für alle Mitglieder möglich sein, dann ist die Durchführung einer digitalen Generalversammlung nicht ratsam. Bei einer kleinen VoG mit wenigen Mitgliedern, die alle gleichzeitig per Telefon- und Videokonferenz an einer Generalversammlung teilnehmen und auch aktiv intervenieren können, ist eine solche Videokonferenz denkbar.

Schriftliche Beschlüsse im Umlaufverfahren

Das Gesetz ermächtigt die Mitglieder, einstimmig und schriftlich Beschlüsse zu fassen, die die Befugnisse der Generalversammlung betreffen, mit Ausnahme von Satzungsänderungen. Die Möglichkeit, Beschlüsse durch ein schriftliches Umlaufverfahren herbeizuführen, muss nicht mehr in der Satzung festgelegt sein.

Hierfür müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

  • In einem Brief bzw. auch in einer E-Mail muss die Prozedur genau erklärt werden:
    • Begründung für das schriftliche Umlaufverfahren
    • Nennung der gesetzlichen Abstimmungsquoren und Mehrheiten, die für die Beschlüsse notwendig sind
    • Nennung eines Datums mit Uhrzeit, bis zu dem die Entscheidung des Mitglieds beim Verwaltungsrat vorliegen muss
    • Klare, verständliche, schriftliche Beschlussvorlage mit Erklärungen dazu (Hintergründe, gesetzliche Notwendigkeit, Konsequenzen etc.)
  • Die schriftliche Antwort muss folgende Angaben beinhalten:
    • Identität des Mitglieds, Name und Funktion
    • Text der Beschlussvorlage
    • Für jede Entscheidung zur Beschlussvorlage: Ja/Nein/Enthaltung
    • Datum und Unterschrift
  • Der Verwaltungsrat erstellt ein Protokoll, in dem die Beschlüsse mit den Entscheidungen festgehalten werden. Das Protokoll wird vom Präsidenten oder einem Vertreter datiert und unterschrieben. Es wird allen Mitgliedern der VoG schriftlich per Brief oder E-Mail zugeschickt.

Einladungsschreiben

Alle Mitglieder, Verwalter und Kommissare werden mindestens 15 Tage vor der Generalversammlung eingeladen. Die Einladung kann per E-Mail verschickt werden, wenn die Satzung diese Möglichkeit vorsieht. Sie erfolgt in jedem Fall schriftlich und die Tagesordnung wird mit der Einladung versendet. Handelt es sich um eine außerordentliche Generalversammlung, die besonderen Quoren unterliegt, so ist in besonderem Maße darauf zu achten, die zu beschließenden Punkte detailliert in die Einladung aufzunehmen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Frage zur außerordentlichen Generalversammlung.

Tagesordnung

Ein Vorschlag, der von mindestens einem Zwanzigstel der Mitglieder unterzeichnet ist, wird wortgetreu auf die Tagesordnung gesetzt. Solch ein Vorschlag muss vor Versand der Einladung beim Verwaltungsrat eingehen, da die Tagesordnung immer zusammen mit der Einladung verschickt werden muss. Somit wird sichergestellt, dass alle Mitglieder denselben Kenntnisstand haben.

Die Tagesordnung muss präzise und detailliert sein. Sie kann den Punkt „Diverses“ vorsehen. Hierunter dürfen jedoch keine wichtigen Aspekte aufgeführt werden, sondern lediglich sekundäre Entscheidungen oder Durchführungsmaßnahmen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Frage zur außerordentlichen Generalversammlung.

Fragen während der Generalversammlung

Verwalter antworten in einer Generalversammlung auf Fragen, die ihnen mündlich oder schriftlich vor oder während der Generalversammlung von Mitgliedern gestellt werden und im Zusammenhang mit Punkten der Tagesordnung stehen. Im Interesse der Vereinigung können sie sich weigern, auf Fragen zu antworten, wenn die Mitteilung bestimmter Daten oder Sachverhalte der Vereinigung schaden kann oder von der Vereinigung eingegangenen Vertraulichkeitsklauseln entgegensteht.

Der Kommissar antwortet auf Fragen, die ihm mündlich oder schriftlich vor oder während der Generalversammlung von Mitgliedern gestellt werden und im Zusammenhang mit Punkten der Tagesordnung stehen, über die er Bericht erstattet. Im Interesse der Vereinigung kann er sich weigern, auf Fragen zu antworten, wenn die Mitteilung bestimmter Daten oder Sachverhalte der Vereinigung schaden kann oder dem Berufsgeheimnis, an das er gebunden ist, oder von der Vereinigung eingegangenen Vertraulichkeitsklauseln entgegensteht. Er hat das Recht, auf der Generalversammlung das Wort zu ergreifen im Zusammenhang mit der Ausführung seiner Aufgabe. Verwalter und der Kommissar können auf Fragen zum gleichen Thema eine Gesamtantwort geben. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Frage zur außerordentlichen Generalversammlung.

Teilnahme und Vertretung

Alle ordentlichen Mitglieder können an der Generalversammlung teilnehmen. Andere Mitglieder (z. B. Fördermitglieder) können dies nur, wenn die Satzung es vorsieht.

Mitglieder können sich bei der Generalversammlung durch ein anderes Mitglied oder, wenn die Satzung es zulässt, durch eine Person, die nicht Mitglied ist, vertreten lassen. Wenn die Generalversammlung auf der Grundlage eines vom Kommissar erstellten Berichts berät, wohnt dieser der Generalversammlung bei.

Mitglieder

Mitglieder

Die Satzung kann nach Belieben verschiedene Kategorien von Mitgliedern festlegen, denen sie identische oder unterschiedliche Rechte und Pflichten überträgt. Das GGV nennt zwar nur die Einteilung zwischen ordentlichen Mitgliedern und Fördermitgliedern, aber den Vereinigungen steht es frei, die verschiedenartigsten Bezeichnungen zu verwenden und darüber hinaus verschiedene Kategorien von Fördermitgliedern mit unterschiedlichen Rechten und Pflichten vorzusehen.

Die Rechte und Pflichten der Mitglieder werden ausschließlich in der Satzung und nicht mehr in der Geschäftsordnung verankert.

Ordentliche Mitglieder

Die ordentlichen Mitglieder verfügen aufgrund des GGV über folgende Rechte:

  • am Vereinigungssitz das Mitgliederregister, alle Protokolle und Beschlüsse der Generalversammlung, des Verwaltungsrates oder der Personen mit oder ohne leitende Funktion, die mit einem Auftrag in der Vereinigung oder in ihrem Namen betraut sind und alle Buchungsunterlagen der Vereinigung einzusehen
  • die Generalversammlung einzuberufen, wenn ein Fünftel der Mitglieder dies beantragt
  • einen Punkt für die Tagesordnung vorzuschlagen, wenn ein Zwanzigstel der Mitglieder dies beantragt
  • an der Generalversammlung teilzunehmen oder sich durch ein anderes Mitglied vertreten lassen
  • in der Generalversammlung abzustimmen, wobei jeder im Prinzip über gleiches Stimmrecht verfügt
  • nur nach einem bestimmten Verfahren ausgeschlossen zu werden (Vermerk in der Einladung, Vorladung und vorherige Anhörung, Zwei-Drittel-Mehrheit der Stimmen der Generalversammlung)
  • die Erstattung des Beitrags zu verlangen, wenn die Satzung dies gestattet
  • die Auflösung der Vereinigung aussprechen zu lassen
  • im Falle einer Liquidation, in der Generalversammlung über die Zweckbestimmung des Vermögens zu entscheiden oder diese Entscheidung dem Gericht zu übertragen
  • aus der Vereinigung auszutreten

Die Satzung kann selbstverständlich Sonderklauseln vorsehen, sowohl für die Aufnahme der Mitglieder und deren Austritt als auch für den Umfang ihrer Rechte und Pflichten. Sie darf jedoch nicht weniger streng als das Gesetz sein und beispielsweise einen Ausschluss ohne vorherige Anhörung vorsehen.

Fördermitglieder

Fördermitglieder (oder auch „membres adhérents“ genannt) sind angeschlossene Mitglieder, die an den Aktivitäten der Vereinigung teilnehmen dürfen. An den Sitzungen ihrer Organe (Verwaltungsrat, Generalversammlung) können sie nur teilnehmen, wenn die Satzung dies explizit erlaubt. So wie jeder Dritte können auch sie die Auflösung oder die Nichtigkeit der VoG beantragen. Sie können als externe Berater handeln und wirken gegebenenfalls in Ausschüssen als Interessenvertreter der Vereinigung mit. Sie sind jedoch nicht wahlberechtigt. Ihre Rechte und Pflichten werden durch die Satzung bestimmt.

Ordentliche oder Fördermitglieder in der VoG?

Die Frage, welche Mitgliederkategorien man in der Satzung festhält und welche Person in welche Mitgliederkategorie fällt, will gut überlegt sein. Denn dies hat Konsequenzen:

Schauen wir uns das Anwesenheitsquorum in der Generalversammlung an: Geht es in der GV um eine Satzungsanpassung, den Ausschluss eines Mitglieds, eine Zweckänderung oder die Auflösung der VoG, so müssen 2/3 aller ordentlichen, d. h. stimmberechtigten, Mitglieder anwesend oder vertreten sein.

Wie wahrscheinlich ist es, dass all Ihre ordentlichen Mitglieder erscheinen werden? Oder handelt es sich vielleicht vielmehr um „Nutzer“ oder „Teilnehmer“, die die „Dienstleistung“ der VoG in Anspruch nehmen, sich jedoch nicht an der Vereinsführung beteiligen möchten? Oder haben Sie Minderjährige unter den Mitgliedern, die nicht oder nur durch ihre Eltern abstimmen dürfen?

Dann kann es sinnvoll sein, diese Personen zu Fördermitgliedern zu machen, die nicht stimmberechtigt sind.

Falls Sie einen Basiszuschuss erhalten, fragen Sie jedoch vorher bei der Gemeinde nach, ob dies einen Einfluss auf den Zuschuss hat.

Auch für die eigene Erwartungshaltung des Vorstands kann es Sinn machen, diese gedankliche Übung zu machen:

  • Wer ist mitgestaltendes Mitglied und wer ist reiner Nutzer?
  • Von wem kann ich demnach auch Mitgestaltung erwarten, von wem lediglich einen (vielleicht höheren?) finanziellen Beitrag oder maximal punktuelles Engagement beim nächsten Fest?

Ein Vorstand, der weiß, was er von wem erwarten kann, wird weniger schnell enttäuscht, wenn das Engagement der Mitglieder geringer ausfällt als gewünscht.

Minderjährige

Bzgl. des Stimmrechts von Minderjährigen streiten sich übrigens die Experten, denn die VoG-Gesetzgebung schweigt sich zu dem Thema aus.

Ein Experte sagt, man darf einem ordentlichen Mitglied unter keinen Umständen sein Stimmrecht entziehen – auch nicht einem Minderjährigen. Ein anderer sagt, es sei bedenklich, wenn z. B. ein fünfjähriges Kind über den Ausschluss eines anderen Mitglieds oder die Auflösung der VoG mitentscheiden kann. Letzterer schlägt daher vor, Minderjährige (oder Kinder unter 16 Jahren) per Satzung zu Fördermitgliedern zu machen und dort zu vermerken, dass sie mit dem 18. (oder 16.) Geburtstag automatisch zu ordentlichen Mitgliedern mit Stimmrecht werden.

Letztendlich bleibt es aber jeder VoG selbst überlassen, wie sie mit dem Thema umgeht. Lediglich bzgl. minderjährigen Verwaltern gibt es gesetzliche Regelungen.

Mitgliederregister

Der Verwaltungsrat hat die Aufgabe, ein Mitgliederregister über die ordentlichen Mitglieder zu führen. Ein zusätzliches Register über die Fördermitglieder ist optional.

Das Register enthält eine fortlaufende Nummer für jedes Mitglied nach Eintrittszeitpunkt, Name, Vorname und Wohnort oder, bei einer juristischen Person, den Namen der VoG, ihre Gesellschaftsform und ihren Gesellschaftssitz, das Datum der Aufnahme, des Austritts oder des Ausschlusses. Änderungen müssen binnen acht Tagen, nach dem Zeitpunkt, zu dem das Verwaltungsorgan Kenntnis des Beschlusses erhält, eingetragen werden. Das Mitgliederregister kann nun auch in elektronischer Form geführt werden.

Ausschluss eines Mitglieds

Der Ausschluss eines Mitglieds wird in der Einladung zur Generalversammlung genannt. Das Mitglied hat das Recht, vor der Entscheidung angehört zu werden. Der Ausschluss darf nur von der Generalversammlung entschieden werden, mit zwei Drittel der anwesenden oder vertretenen Mitglieder und mit zwei Drittel der abgegebenen Stimmen.