Kleines Ehrenamt: Engagement à la carte?

Häufig wird davon ausgegangen, was der Verein braucht, wenn man Ehrenamtliche sucht. Diese Vorgehensweise ist immer weniger erfolgreich. Studien haben ergeben, dass

• sich zwar auch heute noch viele Menschen ein Ehrenamt vorstellen können,
• diese Menschen allerdings Sinn darin für ihr eigenes Leben oder Mitgestaltungsmöglichkeiten erwarten,
• sie sich häufig nicht langfristig binden möchten, sondern sich eher punktuell engagieren.

Wie passt dies mit den wiederkehrenden und umfangreichen Verpflichtungen eines Verwaltungsrates zusammen? Zugegebenermaßen keine einfache Frage!

Wenn die Alternative jedoch ist, dass keine oder zu wenige Ehrenamtliche nachkommen, muss sie dennoch angegangen werden: Als Verein müssen Sie Ihre Vorgehensweise unter die Lupe nehmen und überdenken. Wenn Ihnen Ehrenamtliche fehlen, die sich langfristig binden und große Aufgabenpakete im Verwaltungsrat übernehmen, dann wäre es möglich, deren Dauer und Größe anzupassen. Auch wenn dies erstmal aufwändig ist, bietet sich darin eine Option, damit der Verein weiterläuft.

Große und langfristig angelegte Arbeitspakete in viele kleine umwandeln

Dazu kann man sich exemplarisch anschauen, welche Aufgaben ein Kassierer übernimmt:

• Buchführung
• Kassenführung
• Zuschüsse beantragen
• Rechnungen begleichen
• Steuererklärung einreichen
• Jahresabschluss erstellen, der Generalversammlung vorstellen und beim Unternehmensgericht hinterlegen
• …

Muss ein- und dieselbe Person diese Aufgaben ausführen? Ist es möglich, dass mehrere Menschen zusammenarbeiten? Handelt es sich um in sich geschlossene Aufgaben oder kann man sie weiter unterteilen?
Dann kann man schauen, ob eine punktuell engagierte Person diese Aufgaben übernehmen könnte bzw. was dafür notwendig wäre. Pro Einzelaufgabe kann man folgende Fragen stellen:

• Wie häufig muss die Aufgabe erledigt werden?
• Sind dafür Vorkenntnisse erforderlich?
• Lassen sich die Vorkenntnisse so dokumentieren, dass jemand ohne bisherige Vorkenntnisse die Aufgabe erledigen kann?
• Wo könnte die Dokumentation zentral und digital einsehbar gemacht werden?
• Eine verständliche Dokumentation vorausgesetzt: Kann die Aufgabe zeitlich flexibel erledigt werden?
• Gibt es Gestaltungsfreiräume, die der Verein akzeptieren kann?
• Wer hat die Kompetenz und das Interesse, diese eine Aufgabe zu erledigen?

Möglicherweise gewinnen Sie als Verein so leichter neue Mitstreiter. Diese Vorgehensweise erfordert Mut, Kompromissbereitschaft, die Bereitschaft, sich auf etwas Neues einzulassen sowie ein gutes System, um Wissen zu dokumentieren und weiterzugeben (siehe Link).

Weitere Vorteile neben neuen Mitstreitern

• Das Vereinswissen ist auf mehr Köpfe verteilt. Wenn jemand weggeht, ist die Lücke kleiner.
• Es muss zwangsläufig mehr kommuniziert werden. Das ist gut für den Verein und für den Zusammenhalt.
• Es gibt mehr Transparenz im Verein.
• Einzelne Personen fokussieren sich weniger auf die Verwaltung, sondern mehr auf den Vereinszweck.
• Die Überlastung nimmt ab, die Motivation zu. Es gibt weniger Wechsel im Vorstand.