Finanzen

Da die meisten VoGs in der Deutschsprachigen Gemeinschaft nach der gesetzlichen Klassifizierung so klein sind, dass sie eine vereinfachte Buchführung anwenden dürfen, wird hier ausschließlich diese behandelt. Weitere Informationen erhalten Sie über die weiterführenden Links.

Wer darf die vereinfachte Buchführung anwenden?

Sogenannte „Super-kleinst-VoGs“, die „am Bilanzstichtag des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres nicht mehr als eines der folgenden Kriterien überschreiten:

1. gemäß Artikel 1:28 §5 festgelegte jahresdurchschnittliche Beschäftigtenzahl von fünf Arbeitnehmern [umgerechnet in Vollzeitäquivalenzen],
2. Gesamteinnahmen ohne Mehrwertsteuer in Höhe von 391.000, unter Ausschluss einmaliger Einnahmen,
3. 1.562.000 an Gesamtvermögen,
4. 1.562.000 an Gesamtschulden.“

können ihren Jahresabschluss mittels der vereinfachten Buchführung erstellen.

Die Verpflichtung zur Buchführung ist im Wirtschaftsgesetzbuch (Code de droit économique) Artikel III.82 bis III.95 ausführlich beschrieben.

Super-kleinst-VoGs reichen statt einer Ergebnisrechnung eine Übersicht der Ausgaben und Einnahmen eines Jahres beim Unternehmensgericht ein. Statt einer Bilanz erstellen sie eine Aufstellung ihres Vermögens und ihrer Schulden, die im Gegensatz zu einer Bilanz nicht ausgeglichen sein kann.

Hierzu können die VoGs ein Buchführungsprogramm verwenden, das den Vorgaben des Königlichen Erlasses vom 29. April 2019 entspricht. Es darf ausschließlich von Super-kleinst-VoGs zur Erstellung des Jahresabschlusses verwendet werden.

Die verschiedenen VoG-Größen und ihre Verpflichtungen im Überblick:

Überschreitet die VoG mehr als eine Schwelle, so fällt sie in die nächstgrößere Kategorie. Der Wechsel hat nur dann Auswirkungen, wenn der Sprung in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren gemacht wurde. Ist das der Fall, dann gelten die neuen Bedingungen ab dem Geschäftsjahr, das auf das Geschäftsjahr folgt, in dem zum zweiten Mal die Kriterien überschritten wurden oder nicht mehr überschritten werden.

Buchführungsprogramm

Ein Programm zur Erstellung einer vereinfachten Buchführung und somit des Jahresabschlusses sowie Informationen zu seiner Verwendung finden Sie in den Downloads.

Verpflichtender Jahresabschluss

Innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres muss die ordentliche Generalversammlung durchgeführt werden. Dort werden den Mitgliedern der Jahresabschluss sowie das Budget für das Folgejahr zur Genehmigung vorgelegt. Die Hinterlegung des Jahresabschlusses beim Unternehmensgericht muss innerhalb von 30 Tagen nach Genehmigung durch die Generalversammlung erfolgen. Informationen zur Hinterlegung des Jahresabschlusses finden Sie auf der Webseite der Belgischen Nationalbank sowie in den Downloads.

Wenn eine VoG die Hinterlegung des Jahresabschlusses nicht vornimmt, besteht das Risiko einer gerichtlichen Auflösung.

VoGs, die den Jahresabschluss nicht beim Unternehmensgericht eingereicht haben, können aufgelöst werden. Hier erfahren Sie, wie Sie dies verhindern können.

Was ist der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist eine Übersicht der Ausgaben und Einnahmen eines Jahres sowie eine Aufstellung des Vermögens und der Schulden. Man spricht auch von der „vereinfachten Buchführung“. Dafür gibt es ein einfaches Programm, dass in den Downloads zu finden ist. Dort finden Sie ebenfalls eine Anleitung.

Der Jahresabschluss einer VoG muss jedes Jahr in der Generalversammlung erklärt und verabschiedet werden. Binnen 30 Tagen nach dieser ordentlichen Generalversammlung muss der Bericht (also die Ergebnisse des Buchführungsprogramms) von VoGs mit Sitz in der Deutschsprachigen Gemeinschaft in zwei Exemplaren beim Unternehmensgericht in Eupen am Rathausplatz 4 hinterlegt werden. Die größeren VoGs reichen den Jahresabschluss bei der Belgischen Nationalbank ein. Den Finanzbericht müssen zwei Verwalter unterschreiben und datieren. Der Zeitraum sowie die Unternehmensnummer müssen ebenfalls vermerkt sein. Die Finanzunterlagen sind zehn Jahre am Sitz der Gesellschaft aufzubewahren. Diese Hinterlegung ist kostenlos.

Mahnschreiben vom Unternehmensgericht erhalten?

Um seine Datenbanken von inaktiven VoGs zu befreien, die jedoch nie aufgelöst wurden, verschickt das Unternehmensgericht nach und nach Briefe an alle VoGs, die den Jahresabschluss nicht eingereicht haben. Darin finden Sie:

• die Frage, ob Sie den Jahresabschluss nachreichen möchten sowie
• die Information, dass Ihre VoG anderenfalls gerichtlich aufgelöst wird.

Die Frage, die dahintersteht, lautet: Ist die VoG noch aktiv?

Diesen Brief müssen Sie binnen 14 Tagen beantworten. Zum Nachreichen des Jahresabschlusses haben Sie dann mehr Zeit.

Adresse korrekt?

Damit eventuelle Post des Unternehmensgerichts (und natürlich auch des Steueramts, des UBO-Registers etc.) bei Ihnen ankommt, muss die aktuelle Adresse des Vereins im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht worden sein. Ob dies der Fall ist, können Sie in der Zentralen Datenbank der Unternehmen prüfen. Den Link finden Sie in den weiterführenden Links.

Brief fälschlicherweise erhalten?

Sie haben den oben beschriebenen Brief vom Unternehmensgericht erhalten, jedoch nichts mit dem Verein zu tun? Falls Sie andere Personen aus der VoG kennen, teilen Sie dem Unternehmensgericht deren Namen bitte per E-Mail mit.

Sie kennen niemanden? Teilen Sie auch dies dem Unternehmensgericht mit. Das Gericht leitet die Unterlagen der VoG dem Prokurator des Königs zur Auflösung weiter. Dasselbe passiert, wenn Sie das Schreiben wie auch die folgenden beiden Vorladungen ignorieren.

Eine Organisation kann eine Entschädigung für Kosten vorsehen, die dem Ehrenamtlichen bei der Ausübung seiner freiwilligen Tätigkeit entstanden sind. Dies ist als Kostenrückerstattung bzw. als Entschädigung zu betrachten und nicht als eine Vergütung von geleisteter Arbeit, denn Ehrenamt ist per Definition unentgeltlich. Die Kostenerstattung ist keine Verpflichtung einer VoG oder einer faktischen Vereinigung.

Die Organisation kann sich für zwei verschiedene Systeme entscheiden. Entweder es wird eine „reale Kostenrückerstattung“ durchgeführt oder eine „pauschale Entschädigung“.

Das System der realen Kostenerstattung und das System der pauschalen Erstattung dürfen bei einem Ehrenamtlichen nicht gleichzeitig angewandt werden, mit einer Ausnahme:

Die pauschale Erstattung darf unter folgenden Bedingungen mit der Erstattung von Fahrtkosten kombiniert werden:

• Die Vergütung für Fahrtkosten ist auf maximal 2000 km pro Jahr begrenzt.
• Für regelmäßige Transporte von Menschen im Rahmen von Freiwilligentätigkeit, beispielsweise ehrenamtliche Fahrdienste, wird die Kilometerbegrenzung pro Jahr aufgehoben. Die Beförderung von Menschen muss eindeutig Schwerpunkt der Freiwilligentätigkeit sein.

Bei der realen Kostenrückerstattung werden nur Kosten erstattet, die auch vom Ehrenamtlichen belegt werden können (durch Rechnungen, Kassenzettel, Kilometergeld anhand real zurückgelegter Strecken etc.). In diesem Fall gibt es keinen festgelegten Höchstbetrag und es müssen keine Sozialabgaben gezahlt werden. In der Steuererklärung ist nichts zu vermerken. Entsteht eine hohe Fahrtleistung pro Jahr, empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen, anhand dessen die gefahrenen Kilometer nachgewiesen werden können.

Das System der realen Kostenerstattung und das System der pauschalen Erstattung dürfen bei einem Ehrenamtlichen nicht gleichzeitig angewandt werden, mit einer Ausnahme:

Die pauschale Erstattung darf unter folgenden Bedingungen mit der Erstattung von Fahrtkosten kombiniert werden:

• Die Vergütung für Fahrtkosten ist auf maximal 2000 km pro Jahr begrenzt.
• Für regelmäßige Transporte von Menschen im Rahmen von Freiwilligentätigkeit, beispielsweise ehrenamtliche Fahrdienste, wird die Kilometerbegrenzung pro Jahr aufgehoben. Die Beförderung von Menschen muss eindeutig Schwerpunkt der Freiwilligentätigkeit sein.

Es gelten Sätze, die sich an der Rückerstattung für Fahrtkosten im öffentlichen Dienst orientieren. Die jährlich zum 1. Juli indexierten Beträge finden Sie im Infoblatt im Download.

Das System der realen Kostenerstattung und das System der pauschalen Erstattung dürfen bei einem Ehrenamtlichen nicht gleichzeitig angewandt werden, mit einer Ausnahme:

Die pauschale Erstattung darf unter folgenden Bedingungen mit der Erstattung von Fahrtkosten kombiniert werden:

• Die Vergütung für Fahrtkosten ist auf maximal 2000 km pro Jahr begrenzt.
• Für regelmäßige Transporte von Menschen im Rahmen von Freiwilligentätigkeit, beispielsweise ehrenamtliche Fahrdienste, wird die Kilometerbegrenzung pro Jahr aufgehoben. Die Beförderung von Menschen muss eindeutig Schwerpunkt der Freiwilligentätigkeit sein.

Bei der Zahlung einer Pauschale sind keine Belege notwendig. Dabei ist zu beachten, dass laut Gesetz Höchstsummen festgelegt wurden, die steuerfrei sind und nicht bei der Steuererklärung angegeben werden müssen. Die jährlich indexierten Beträge finden Sie im Infoblatt im Download. Die Höchstgrenzen gelten auch, wenn ein Ehrenamtlicher gleichzeitig für mehrere Organisationen tätig ist. Werden bei der Zahlung einer Pauschale entweder der Tagessatz, der Jahressatz oder beide Sätze überschritten, ist die gesamte Summe steuerpflichtig.

„Pauschal“ heißt jedoch nicht „willkürlich“: Eine Entschädigung soll entstandene Kosten pauschal ausgleichen. Sie darf keine Entlohnung darstellen.

Das System der realen Kostenerstattung und das System der pauschalen Erstattung dürfen bei einem Ehrenamtlichen nicht gleichzeitig angewandt werden, mit einer Ausnahme:

Die pauschale Erstattung darf unter folgenden Bedingungen mit der Erstattung von Fahrtkosten kombiniert werden:

• Die Vergütung für Fahrtkosten ist auf maximal 2000 km pro Jahr begrenzt.
• Für regelmäßige Transporte von Menschen im Rahmen von Freiwilligentätigkeit, beispielsweise ehrenamtliche Fahrdienste, wird die Kilometerbegrenzung pro Jahr aufgehoben. Die Beförderung von Menschen muss eindeutig Schwerpunkt der Freiwilligentätigkeit sein.

Für bestimmte Kategorien gelten höhere Jahrespauschalen:

• Sporttrainer, Sportlehrer, Sportcoach, Jugendsportkoordinator, Sportschiedsrichter, Jurymitglied, Ordner, Platzwart, Wettkampfrichter
• die nächtliche Betreuung (Nacht- und Tagwache), d. h. das Schlafen in den Wohnungen der hilfebedürftigen Personen, und die Betreuung dieser Personen am Tag, gemäß den von jeder Gemeinschaft zu erstellenden Verfahren und Qualitätskriterien

Nicht-dringender Krankentransport von Patienten im Liegen von, zu und zwischen Krankenhäusern oder Krankenhausstandorten

Die befristete Regelung für die Vereinsarbeit, wie sie seit dem 1. Januar 2021 eingeführt wurde, lief am 31. Dezember 2021 aus. Ab dem 1. Januar 2022 wird sie ersetzt durch ein System, das bestimmte Arbeitgeber im Sport- und soziokulturellen Sektor von der sozialen Beitragspflicht befreit (Artikel 17 des Königlichen Erlasses vom 28. November 1969 oder die 25-Tage-Regel). Dieses System wurde ausgeweitet, um die Einstellung von Arbeitnehmern für Tätigkeiten zu ermöglichen, die früher unter Vereinsarbeit fielen.

Die neuen Regelungen für die Vereinsarbeit finden Sie im Infoblatt des LSS, des FÖD Finanzen und von belgium.be im Download.

Weitere aktuelle Informationen finden Sie in den Links.

Eine Bank benötigt für die Eröffnung eines VoG-Kontos in der Regel:

• Eine Kopie der Satzung oder des Protokolls, in dem alle bestellten Verwalter der VoG genannt werden. Diese Angaben müssen bereits beim Unternehmensgericht hinterlegt und im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht worden sein, da die Bank verpflichtet ist, die Angaben zu prüfen.
• Kopien der Personalausweise aller Verwalter
• Falls nicht alle Verwalter eine Vollmacht für den Zugriff auf das Konto erhalten sollen: Ein unterschriebenes Protokoll des Verwaltungsrats, in dem mindestens zwei Bevollmächtigte ernannt werden.

Die Banken sind zudem dazu verpflichtet, ein Mal im Jahr zu prüfen, ob die VoG die jährliche Aktualisierung des UBO-Registers vorgenommen hat. Weitere Informationen finden Sie in den weiterführenden Links.

Um zu verhindern, dass alle Verwalter für Unterschriften zusammenkommen, wenn nur ausgewählte Funktionen bzw. Personen dafür in der Satzung festgehalten wurden, empfiehlt es sich, die in der Generalversammlung beschlossene „allgemeine Vertretung“, d. h. die Verwaltungsratsmitglieder, die Zeichnungsbefugnis haben, im Protokoll festzuhalten und via Formular im belgischen Staatsblatt zu veröffentlichen. Hierfür finden Sie einen Formulierungsvorschlag im Infoblatt „VoG-Konto“ im Download.

VoGs unterliegen grundsätzlich der Steuer für juristische Personen (Einkommenssteuer der VoGs). Die Vereinigung läuft Gefahr, Körperschaftssteuer zahlen zu müssen, wenn der kommerzielle oder industrielle Aspekt der Aktivitäten der VoG so stark ist, dass er mit einer Gesellschaft vergleichbar ist.

In der zweiten Jahreshälfte (das genaue Datum variiert von Jahr zu Jahr) muss jede VoG, unabhängig von der Höhe ihrer Einnahmen, die sogenannte „Steuererklärung der juristischen Personen“ online einreichen. Im Gegensatz zu den natürlichen Personen und den Gesellschaften zahlt die VoG im Allgemeinen keine Steuern auf ihren Überschuss. Nur in Ausnahmefällen wird der Gewinn besteuert. Man spricht dann von „Körperschaftssteuer“ oder „Gesellschaftssteuer“.

Die VoG reicht ihre Erklärung zur „Steuer der juristischen Personen“ ein und fügt ihren Jahresabschluss, der von den Mitgliedern verabschiedet wurde, bei. Oft interessiert sich die Steuerverwaltung vorrangig für die Ausgaben der VoG. Gewisse Ausgaben (Mieten, Honorare, Entschädigungen etc.) können für Dritte steuerpflichtige Einkünfte darstellen.

Erste Anlaufstelle: Steueramt

Das Steueramt hilft gerne und kostenlos bei der Nutzung der BIZTAX-Anwendung. Über die angegebene Telefonnummer erreichen Sie Personen, die Sie telefonisch durch die BIZTAX-Anwendung leiten. Dazu müssen Sie lediglich am PC sitzen und

• Ihre Unterlagen,
• Ihren belgischen Personalausweis,
• und ein Kartenlesegerät

bereithalten. Es handelt sich um die zentrale Nummer des Finanzministeriums. Wenn Sie den Anrufcode 17241 eingeben (Sie werden von der automatischen Ansage danach gefragt), werden Sie direkt zu den deutschsprachigen Mitarbeiterinnen in St. Vith durchgestellt.

Jährliche Infoveranstaltung

Das Ministerium organisiert jährlich eine Infoveranstaltung zum Thema.

Sie möchten an der Infoveranstaltung teilnehmen? Informationen dazu finden Sie unter „Aktuelles“ oder Sie melden sich für den Newsletter „Ehrenamt und Vereinsarbeit“ an.

Zur Anmeldung zum Newsletter genügt eine kurze E-Mail.

Im Gegensatz zur „Körperschaftssteuer“ (= Steuer auf Gewinn der Gesellschaften) ist nur steuerpflichtig, was ausdrücklich im Einkommensteuergesetzbuch (EStGB) erwähnt ist. Der Überschuss einer VoG ist nicht steuerpflichtig, wenn die Steuer der juristischen Personen anwendbar ist. Die steuerpflichtigen Einkünfte einer VoG sind in den Artikeln 221 bis 233 EStGB aufgelistet. Der Steuersatz ist ein fester Prozentsatz, unabhängig von der Höhe des Einkommens.

Eine gewinnbringende Aktivität führt nicht zu einer Besteuerung dieser Gewinne. In vier Fällen kommt es nicht zu einer Besteuerung:

• Einzelne, außergewöhnliche Aktivitäten, die zwar gewinnbringend sind, die aber wegen ihrer Seltenheit nicht zu einer Besteuerung führen: Bsp. die Tombola eines Vereins, das Schulfest, ein Wohltätigkeitsbasar.
• Die Bemühungen einer VoG, ihr Vermögen bestmöglich in Wertpapieren oder Immobilien anzulegen.
• Die Geschäfte der VoG haben keinen kommerziellen oder industriellen Charakter, oder jedenfalls nur nebensächlich.
• Art. 181 EStGB schließt ausdrücklich gewisse Tätigkeitsfelder aus: Berufsvereinigungen, Sozialsekretariate, Schulen, Behindertenwerkstätten usw.

Nur in seltenen Fällen werden die Gewinne von VoGs besteuert. Dabei sind folgende Aspekte von Bedeutung:

• Selbst die Besteuerung von Einkommen aus Vermietung kommt nicht zum Tragen, wenn der Mieter das Mietobjekt nicht zur Berufsausübung verwendet. Einnahmen aus Verpachtung von landwirtschaftlicher Fläche im Rahmen der Pachtgesetzgebung werden ebenfalls nicht besteuert.
• Unter industriellen und kommerziellen Methoden sind zu verstehen: diejenigen, die von Privatunternehmen in diesem Sektor angewandt werden.
• Außerdem soll die VoG als Ganzes beurteilt werden und nicht nur ein gewisser Teilbereich.
• Was die Nebensächlichkeit anbelangt, kann die Anzahl beschäftigter Personen, die im gewinnbringenden Sektor beschäftigt ist, im Verhältnis zum gesamten Personal ein Kriterium sein.
• Der Umfang, der im „non-profit-Sektor“ eingesetzten Mittel im Vergleich zu denjenigen im gewinnbringenden Sektor, kann ebenfalls als Hinweis verwendet werden.
• Die Steuerverwaltung interessiert sich häufig vorwiegend für die Ausgaben der VoG. Gewisse Ausgaben müssen durch Kontrollmitteilungen (d. h. die sogenannten Karten 281.xx) der VoG belegt werden.
• Kontrollmitteilungen (d. h. die Karten 281.10), die die Personalkosten anbelangen, werden meistens von einem Sozialsekretariat mittels der sogenannten „Karten 281.10“ erledigt, d. h. mit dem Dokument, das dem Arbeitnehmer beim Ausfüllen der Steuererklärung hilft.
• Weitere Ausgaben, die belegt werden müssen:
  • Honorare, Provisionen u. ä. durch die sogenannten „Karten 281.50“
  • Sitzungsgelder, Entlohnungen für Künstler u. ä. durch die Karten 281.30
  • Fehlende Meldungen können von der Steuerverwaltung mit einer pauschalen Steuer in Höhe von 103 % der nicht belegten Ausgabe geahndet werden.

Artikel 182 des Einkommensteuergesetzbuchs besagt: “In Bezug auf Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht und andere juristische Personen, die keine Gewinnerzielungsabsicht verfolgen, werden nicht als Geschäfte mit gewinnerbringendem Zweck betrachtet:

• Vereinzelte oder außergewöhnliche Geschäfte,
• Geschäfte, die in der Anlage der im Rahmen ihres Satzungsauftrags gesammelten Gelder bestehen,
• Geschäfte, die aus einer Tätigkeit bestehen, die sich nur nebensächlich auf Industrie, Handel- oder Landwirtschaftsgeschäfte bezieht oder die nicht gemäß industriellen oder kommerziellen Methoden ausgeführt wird.“

Wer ist davon betroffen?

VoGs, die über MwSt.-pflichtige Einnahmen verfügen, müssen ab 2026 strukturierte elektronische Rechnungen versenden und empfangen können. Dies ist auch dann der Fall, wenn das Pauschalsystem für Kleinunternehmen genutzt wird.

MwSt.-pflichtige VoGs brauchen nur in den folgenden Fällen keine strukturierte elektronische Rechnung zu verschicken:

• Der Rechnungsempfänger ist eine Privatperson.
• Der Rechnungsempfänger ist ein ausländisches Unternehmen.
• Es werden von der MwSt. befreite Einnahmen erzielt (Art. 44 listet alle von der MwSt. befreiten Umsätze auf). Bsp.:
  • Berechnung von gewissen sozialen und kulturellen Leistungen,
  • die Einnahmen setzen sich aus Mitgliedsbeiträgen, Subsidien und Spenden zusammen und zusätzlich organisiert die VoG max. vier Mal im Jahr eine Veranstaltung zur Verbesserung der Vereinskasse (von der MwSt. befreit laut Art. 44, §2, 12° MwSt.-Gb.).

Wer ist nicht davon betroffen?

Vereinigungen, die vollständig von der Mehrwertsteuer befreit sind, was ihre Umsätze bzw. Einnahmen anbelangt (die also auch nicht das pauschale MwSt.-System für Kleinunternehmen anwenden). Sie müssen weder in der Lage sein, Rechnungen elektronisch erstellen zu können noch solche empfangen zu können. Sie sind auch nicht davon betroffen, wenn sie Sondermeldungen in Zusammenhang mit Einkäufen in anderen EU-Staaten einreichen, aber ansonsten nur über Einnahmen verfügen, die von der MwSt.-Gesetzgebung als steuerfrei bezeichnet werden.

Um es noch konkreter zu formulieren: Wenn Ihre VoG keine MwSt. in Rechnung stellt, und deshalb weder MwSt.-Erklärungen einreicht noch für das Pauschalsystem für Kleinunternehmen optiert hat, ist sie nicht von der neuen Verpflichtung betroffen.

Wie finde ich heraus, ob meine VoG betroffen ist?

Der Föderalstaat hat ein Tool zur Verfügung gestellt, über das Sie prüfen können, ob Ihre VoG dieser Regelung unterliegt. Sie finden es in den weiterführenden Links.

Sie sind nicht sicher, ob Ihre VoG der Mehrwertsteuer unterliegt? Suchen Sie die VoG in der Zentralen Datenbank der Unternehmen über die weiterführenden Links: Falls unter „Eigenschaften“ nichts steht, ist Ihre VoG nicht MwSt.-pflichtig (und ist auch kein Kleinunternehmen mit Pauschalsystem bzgl. der Mehrwertsteuer, s. o.).

Dort steht „MwSt.-pflichtig“, aber Sie sind nicht sicher, ob es lediglich um MwSt.-befreite Einnahmen im Sinne von Artikel 44 der MwSt.-Gesetzgebung geht? Ein Blick in Intervat über die weiterführenden Links gibt Auskunft: Steht dort im Reiter „Mehrwertsteuerregelungen“ der Hinweis „MwSt.-Regelung: SK“, so werden lediglich von der Mehrwertsteuer-befreite Einnahmen erzielt und die VoG ist von den e-Rechnungen nicht betroffen.

Wie kann ich die digitalen Rechnungen versenden und empfangen?

Voraussetzung für den Versand und den Empfang elektronischer Rechnungen: Sowohl der Versender als auch der Empfänger der Rechnung muss über eine entsprechende Software verfügen, die für den Betrieb über das Peppol-Netzwerk konzipiert ist.

Der FÖD Finanzen hat eine Liste der Software-Lösungen veröffentlicht, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Darunter finden Sie beispielsweise auch Anwendungen wie DOCCLE. Dieses Programm ist kostenlos, wenn lediglich Rechnungen empfangen werden.

Die Software-Lösungen unterscheiden sich sowohl im Können (Rechnungen empfangen und/oder verschicken) als auch im Preis. Je nachdem, wie viele Rechnungen Sie verschicken müssen und ob Sie auch Angebote und Mahnungen damit erstellen können möchten, sind unterschiedliche Lösungen für Sie interessant.

Sie können auch mit einem Steuerberatungsbüro Kontakt aufnehmen und den Rechnungsversand darüber laufen lassen. Wenn Sie mit einem Steuerberater arbeiten, sollten Sie die Wahl Ihrer Plattform mit ihm abstimmen.

Die Plattform HERMES bietet Hilfestellung für das Senden, Empfangen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen. Die Informationen sind auch in Deutsch verfügbar.

Achtung: VoGs, die von der Regelung betroffen sind, sollten sich darauf vorbereiten, um am 1. Januar 2026 startklar zu sein. Anderenfalls werden empfindliche Geldstrafen erhoben.

Bitte beachten Sie: Alle Informationen sind sorgfältig recherchiert, jedoch ohne Gewähr. Jede VoG ist selbst dafür verantwortlich, sicherzustellen, ob sie von der Regelung betroffen ist und die nötigen Vorkehrungen zu treffen.

Sollten sich Neuigkeiten bzgl. dieses Verfahrens ergeben, erhalten Sie an dieser Stelle weitere Infos.

Die Antwort auf die Frage, ob eine Gesellschaft oder Vereinigung mehrwertsteuerpflichtig ist, hängt nicht grundsätzlich davon ab, ob eine Gewinnerzielungsabsicht vorliegt oder nicht. Entscheidend ist die Art der Tätigkeit.

Entscheidend ist also, welche Güter verkauft werden, bzw. welche Dienstleistungen erbracht werden. Allerdings gibt es eine Vielfalt von Aktivitäten, die nicht mehrwertsteuerpflichtig sind.

Unentgeltliche Leistungen sind von der Mehrwertsteuer ausgeschlossen, denn es muss eine „wirtschaftliche Tätigkeit“ vorhanden sein. Außerdem muss eine gewisse Regelmäßigkeit vorliegen. Für die Mehrwertsteuer-Verwaltung stellt eine jährlich stattfindende Veranstaltung grundsätzlich eine regelmäßige Aktivität dar.

Das Mehrwertsteuer-Gesetzbuch unterscheidet zwischen:

1. Gewöhnlich mehrwertsteuerpflichtig: Eine VoG kann durchaus wie ein anderes Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig sein, z. B. eine beschützende Werkstatt.
2. Von der Mehrwertsteuer befreit: Art. 44 des Mehrwertsteuer-Gesetzbuches stellt eine Vielzahl von Aktivitäten von der Mehrwertsteuer frei. In der Regel wird dann aber schon vorausgesetzt, dass das Unternehmen eine gemeinnützige Vereinigung ist, wie eben eine VoG. Es werden u. a. in Art. 44 aufgeführt:
   • Dienst an Mitgliedern
   • Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser usw.
   • Krankentransport
   • Hilfsleistungen für Personen
   • Sportvereine
   • Unterrichtswesen
   • Museen, Bibliotheken
   • Familienhilfe, Schulorientierung
3. Teilweise mehrwertsteuerpflichtig sind VoGs, die jeweils teilweise unter die erste und zweite Kategorie fallen.
4. Nicht mehrwertsteuerpflichtig: Vereinigungen, die unentgeltliche Dienste anbieten, wie z. B. Musikvereine, deren Mitglieder in ihrer Freizeit aktiv sind.

Wenn der Umsatz, der eigentlich mehrwertsteuerpflichtig ist, geringer als 25.000 Euro pro Jahr ist, kann die VoG für ein Befreiungssystem optieren, welches sie von den meisten Verpflichtungen in Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer freistellt. Optiert die VoG für dieses System, darf sie keine Mehrwertsteuer auf ihren Ausgangsrechnungen ausweisen. Von den Einnahmen ist keine Mehrwertsteuer abzuführen, es kann aber auch keine Mehrwertsteuer mehr von Eingangsrechnungen abgezogen werden. Die VoG ist dann von der Abgabe von Mehrwertsteuer-Erklärungen befreit und die administrativen Formalitäten sind auf ein Minimum beschränkt.

Sondermeldungen

Selbst dann, wenn eine VoG von ihren Einnahmen keine Mehrwertsteuer abführen muss, ist sie zur Abgabe von Sondermeldungen verpflichtet, wenn ihre Einkäufe im Europäischen Ausland („innergemeinschaftliche Erwerbe“) gewisse Grenzen überschreiten:

• Beim innergemeinschaftlichen Erwerb von Gütern: wenn die Schwelle von 11.200 €/Jahr überschritten wird.
• Bei innergemeinschaftlichen Dienstleistungen: von jedem Einkauf muss grundsätzlich Mehrwertsteuer in Belgien gezahlt werden. Beispiele: Miete eines Transportmittels, Honorar eines Beraters usw.

Häufig werden Vereinigungen mit der Frage konfrontiert, ob Veranstaltungen, die die finanzielle Situation des Vereins verbessern sollten, wegen ihrer Regelmäßigkeit und aufgrund von Einnahmen wie Getränkeverkauf, Eintritte usw., zur Abgabe von Mehrwertsteuer-Erklärungen führen können.

Hier hat eine Gesetzesänderung vom 19.04.2017 für Abhilfe gesorgt, indem im Artikel 44 des Mehrwertsteuer-Gesetzbuches Paragraf 2, 12° eingefügt wurde. Veranstaltungen dieser Art sind mehrwertsteuerbefreit, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:

1. Die VoG fällt unter eine der folgenden Kategorien:

• Krankenhaus
• Altenheim, Jugendheim, Behindertenbetreuung
• Sportclub ohne Gewinnerzielungsabsicht
• Unterrichtswesen ohne Gewinnerzielungsabsicht
• Bibliothek ohne Gewinnerzielungsabsicht
• Museen usw. ohne Gewinnerzielungsabsicht
• Organisation von Theater, Konzerten, Ballett und Filmvorführungen usw. ohne Gewinnerzielungsabsicht
• Vereinigungen mit politischen, religiösen, gewerkschaftlichen Zielen ohne Gewinnerzielungsabsicht

2. Die Veranstaltung ist nicht der Zweck der Gesellschaft und wird nur gelegentlich oder „für einen guten Zweck“ organisiert.

3. Keine Wettbewerbsverzerrung: Die Steuerverwaltung geht davon aus, dass keine Wettbewerbsverzerrung vorliegt, wenn maximal vier Veranstaltungen pro Jahr stattfinden. Eine Veranstaltung, die maximal drei Tage dauert, wird als eine Veranstaltung angesehen. Wenn mehr als vier Veranstaltungen pro Jahr stattfinden, sollte man Rücksprache mit der Steuerverwaltung nehmen.

Handelt es sich um Funktionszuschüsse, so sind sie nicht mehrwertsteuerpflichtig. Wenn aber die Bezuschussung den Preis einer Dienstleistung mindert (z. B. eine Gemeinde zahlt einem Schwimmbad einen Zuschuss pro Besucher), so gilt die Mehrwertsteuer-Pflicht.

Die Mitgliedsbeiträge einer VoG sind in der Regel von der Mehrwertsteuer befreit, wenn sie satzungskonform und für alle Mitglieder gleich sind. Sie sind es nicht, wenn differenzierte Beiträge Anspruch auf unterschiedliche Leistungen geben.

Das bisherige Vermögenssteuergesetz

Da im Kontext einer VoG nie Erbschaftssteuern anfallen, hat der Gesetzgeber eine jährliche Vermögensabgabe für VoGs eingeführt. Die Regelung dieser Abgabe war bisher wie folgt:

• Alle VoGs erhielten jährlich eine Aufforderung mit Antwortabschnitt zu ihrer Vermögenssteuer.
• Hatte eine VoG ein Vermögen von mehr als 25.000 Euro, zahlte sie 0,17 Prozent Steuern auf ihren Vermögensbetrag.
• VoGs mit einem geringeren Vermögen als 25.000 Euro und einige Sektoren waren von der Abgabe befreit.

VoGs erhalten keine Aufforderung mehr

Seit 2024 erhalten Sie keine Aufforderung mehr für Ihre Vermögenssteuer.  Auf der Webseite des FÖD Finanzen finden Sie alle Informationen zum neuen Prozedere sowie das notwendige Formular. Die Webseite finden Sie in den weiterführenden Links. In den Downloads finden Sie einige Screenshots als weitere Hilfen.

Höherer Freibetrag

Der Freibetrag ist jetzt von 25.000 Euro auf 50.000 Euro angehoben worden. Das heißt, VoGs, die ein Vermögen von weniger als 50.000 Euro haben, müssen keine Steuern mehr zahlen und demnach auch keine Erklärung dazu einreichen. Das heißt, VoGs mit geringerem Vermögen, die zuvor den oben erwähnten Antwortabschnitt nutzten, brauchen jetzt nichts mehr zu tun.

Progressiver Steuertarif

Oberhalb des Freibetrags von 50.000 Euro wird ein progressiver Tarif zur Berechnung der Steuer angewandt:

• 50.000 – 250.000: 0,15 Prozent
• 250.000 – 500.000: 0,30 Prozent
• > 500.000: 0,45 Prozent

Steuer auf maximal 37,7 Prozent des Vermögens

In Zukunft werden durch die neue Regelung deutlich mehr Sektoren weniger Abgaben zahlen müssen. Das erreicht das neue Gesetz durch eine Art „Trick“: Die höheren, progressiven Tarife werden zwar angewandt, aber nur auf 37,7 Prozent des Vermögens. Somit ist gewährleistet, dass der Steuersatz niemals 0,17 Prozent überschreiten kann (der Höchstsatz von 0,45 % x 37,7 % < 0,17 %).

Weitere Details und Rahmenbedingungen

• Die Abgabe bezieht sich auf das Vermögen am 1. Januar des Jahres.
• Das Vermögen kann ausschließlich um ein Hypothekendarlehen vermindert werden.
• Das sogenannte Betriebs- oder Umlaufkapital müssen Sie dem Vermögen nicht hinzurechnen. Das heißt, Sie können beispielsweise am 1. Januar ein Zuschuss auf dem Konto haben, der die Kosten für die nächsten Monate abdeckt.

Welche Sektoren profitieren besonders?

• Vereinigungen von Pflegeeinrichtungen: Mehr als die Hälfte des Umsatzes besteht aus MWS-freien Pflegeleistungen (d. h. in Krankenhäusern, Altenheimen)
• Vereinigungen, die zwar selbst keine Pflegeleistungen erbringen, ihre Immobilien aber zu mehr als 75 Prozent solchen Einrichtungen zur Verfügung stellen
• anerkannte, beschützende Werkstätten
• medizinische Zentren
• VoGs, die nur Immobilien besitzen und diese zu mehr als 75 Prozent einer beschützenden Werkstatt oder einem medizinischen Zentrum zur Verfügung stellen
• Unterrichtswesen (zusätzlich bzgl. des beweglichen Vermögens)
• Sport und Kultur: Mehr als die Hälfte des Umsatzes besteht aus MWS-freien Einnahmen
• Tierheime, die über die erforderlichen Zulassungen verfügen
• private Archive, die mehr als 75 Prozent des Immobilienbesitzes dem Gesellschaftszweck widmen

Die VoG kann für zahlungsunfähig erklärt werden. Dadurch erhält sie die Möglichkeit, finanzielle Schwierigkeiten korrekt, geordnet und unter gebührender Berücksichtigung der Rechte Dritter durch eine gerichtliche Reorganisation oder einen Konkurs zu bewältigen.

• Muss ich Mieteinnahmen versteuern?
• Was ist die vereinfachte Buchhaltung?
• Darf ich als VoG Spenden annehmen?
• Welche Pflichtversicherungen müssen VoGs abschließen?
• Wie sieht es mit der Haftung der Verwalter aus?
• Welche Möglichkeiten bietet der Artikel 17 zur bezahlten Vereinsarbeit?
• Was ändert sich mit der neuen Gesetzgebung der Gesellschaften und Vereinigungen für VoGs?

Bei der Veranstaltung „Ich habe da mal eine Frage“ gehen Fachreferenten zwei Mal im Jahr ausführlich auf die folgenden Themen ein:

• Finanzen, Steuern und Buchhaltung
• Versicherungen und Haftung der Verwalter
• Die neue VoG-Gesetzgebung

Die Präsentationen der Referenten finden Sie im Downloadbereich.

Die Themen Finanzen, Steuer, Buchhaltung und das neue Gesellschaftsrecht sind zudem in diesem Video-Tutorial zu finden:

In dem nachfolgenden Tutorial erfahren Sie alles zum Thema „Versicherungen“. Schauen Sie es sich an!

Aktuelle Termine der Veranstaltung finden Sie unter „Aktuelles“ oder Sie abonnieren den Newsletter beim Ansprechpartner für Ehrenamt.

Ein Mal im Jahr bietet das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft ein Webinar an, in dem eine Fachreferentin erklärt, wie man die Steuererklärung der juristischen Personen (also der VoGs) online über die BIZTAX-Anwendung eingibt und wie das UBO-Register ausgefüllt wird. Zudem werden Fragen der Teilnehmer beantwortet.

Die Präsentation der jeweils aktuellsten Webinar-Ausgabe finden Sie in den Downloads.

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