Generalversammlung

Die Generalversammlung ist das oberste Organ einer VoG und besteht aus allen ordentlichen Mitgliedern. Andere Mitglieder, zum Beispiel Fördermitglieder, können ihr beiwohnen, wenn die Statuten dies vorsehen.

Ein Beschluss der Generalversammlung ist laut Gesetz für folgende Angelegenheiten erforderlich:

• Änderung der Satzung
• Bestellung und Abberufung der Verwalter und Festlegung ihrer Entlohnung, falls eine Entlohnung gewährt wird
• Bestellung und Abberufung des Kommissars (falls benötigt, finden Sie weitere Infos zu den VoG-Größen in den weiterführende Links) und Festlegung seiner Entlohnung
• Entlastung der Verwalter und des Kommissars und gegebenenfalls Erhebung einer Klage der VoG gegen die Verwalter und Kommissare
• Genehmigung des Jahresabschlusses und des Haushaltsplans
• Auflösung der Vereinigung
• Ausschluss eines Mitglieds
• Umwandlung der VoG in eine IVoG, in eine als Sozialunternehmen anerkannte Genossenschaft oder in ein anerkanntes genossenschaftliches Sozialunternehmen
• Einbringung oder Annahme der unentgeltlichen Einlage eines Gesamtvermögens
• jegliche sonstigen Angelegenheiten, für die das Gesetz oder die Satzung eine Regelung verlangt

Man unterscheidet zwischen ordentlichen und außerordentlichen Generalversammlungen.

Jedes Jahr wird wenigstens eine Generalversammlung einberufen. Diese muss bis spätestens sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres der VoG stattfinden. Diese Generalversammlung wird als ordentliche Generalversammlung bezeichnet.

Die Hauptaufgabe der ordentlichen Generalversammlung ist die Prüfung und Genehmigung des Jahresabschlusses des vergangenen Jahres sowie des Budgets für das Folgejahr. Sie kommt einmal jährlich zusammen. Außerdem werden die Verwalter (und ggf. Kommissare) auf Basis ihres Berichts (Finanzlage und die Ausführung des Haushaltsplans) mittels einer Abstimmung entlastet (oder nicht). Über die Entlastung der Verwalter und Kommissare muss ausdrücklich und getrennt abgestimmt werden. Diese Entlastung ist nur gültig, wenn die wirkliche Lage der Vereinigung nicht verschleiert wird und eventuelle Tätigkeiten, die außerhalb der Satzung erfolgten oder gegen die VoG-Gesetzgebung verstoßen, in der Einladung angegeben worden sind.

Sieht die Satzung nichts anderes vor, so ist die ordentliche Generalversammlung beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend oder vertreten ist. Ausnahmen bilden die Fälle, in denen ein besonders Anwesenheitsquorum gesetzliche vorgeschrieben ist (siehe diesbezüglicher Artikel).

Entscheidungen bei der ordentlichen Generalversammlung werden mit absoluter Mehrheit getroffen. Dies bedeutet, dass ein Vorschlag die Mehrheit der abgegebenen Stimmen versammeln muss, um angenommen zu werden. Nur die abgegebenen Stimmen zählen: Abwesenheiten, ungültige Stimmen und Stimmenthaltungen werden nicht mehr berücksichtigt und gelten auch nicht als Nein-Stimmen.

Die Satzung kann jedoch davon abweichen und z. B. eine relative Mehrheit (der Vorschlag mit den meisten Ja-Stimmen gewinnt) oder eine qualifizierte Mehrheit (z. B. 2/3 der Stimmen) vorsehen, Enthaltungen sowie leere oder ungültige Stimmen als Nein-Stimmen werten. Auch hier gilt: Für manche Fälle gelten nicht nur besondere Anwesenheits- sondern auch Abstimmungsquoren.

Außerordentliche Generalversammlungen sind alle Generalversammlungen, die zusätzlich zur ordentlichen Generalversammlung stattfinden – unabhängig davon, ob sie vor oder nach der ordentlichen stattfinden. Es kann so oft eine außerordentliche Generalversammlung vom Verwaltungsrat einberufen werden, wie es für die Interessen der Vereinigung erforderlich ist. Eine außerordentliche Generalversammlung muss einberufen werden, wenn mindestens ein Fünftel der Mitglieder dies beantragt.

In vier Fällen muss die Generalversammlung (egal, ob im Rahmen einer ordentlichen oder außerordentlichen) mit einer sogenannten qualifizierten Mehrheit abstimmen. D. h., dass die Entscheidung eine bestimmte Anzahl anwesender oder vertretener Mitglieder (Anwesenheitsquorum) erfordert und nur mit einer besonderen Mehrheit getroffen werden kann. In der Satzung dürfen strengere Quoren, jedoch auf keinen Fall lockerere Regelungen festgeschrieben werden. Die Tabelle führt die vier Fälle auf:

Besondere Regeln der Abstimmung

In der Einberufung zur Generalversammlung müssen die abzustimmenden Punkte konkret vermerkt sein. Eine Zusammenfassung genügt nicht. Dies impliziert den genauen Wortlaut einer Satzungs- oder Zweckänderung, den Namen des auszuschließenden Mitglieds etc.

Ist das erforderliche Anwesenheitsquorum nicht erfüllt, ist eine neue Generalversammlung erforderlich und die neue Versammlung berät und beschließt rechtsgültig, ungeachtet der Anzahl anwesender oder vertretener Mitglieder. Die zweite Versammlung darf nicht binnen 15 Tagen nach der ersten Versammlung stattfinden.

Der Verwaltungsrat kann auch ohne eine entsprechende Bestimmung in der Satzung eine digitale Generalversammlung durchführen. Artikel 9:16/1 des Gesetzbuches der Gesellschaften und Vereinigungen schafft die rechtliche Grundlage dafür.

Es gelten folgende Bedingungen:

• Die Einladung zur Generalversammlung muss mindestens 15 Tage vorher mit Nennung aller Tagesordnungspunkte erfolgen. Die Tagesordnungspunkte sollten ausführlich erläutert werden. Für Punkte, die zu entscheiden sind, sollte es eine klare, verständliche schriftliche Beschlussvorlage geben.
• Die Einladung zur Generalversammlung muss eine klare Beschreibung der Schritte enthalten, die zur Teilnahme an der Sitzung erforderlich sind, insbesondere die technischen Prozeduren.
• Die gesetzlichen Abstimmungsquoren gelten weiterhin. Dabei werden alle Mitglieder berücksichtigt, deren Identität zu Beginn der Videokonferenz festgestellt wurde, beispielsweise durch Videobild und Vorzeigen des Personalausweises (Feststellung der Beschlussfähigkeit wie bei einer physischen Generalversammlung).
• Die Kommunikationsmittel müssen es ermöglichen, die Funktion und Identität der Teilnehmer zu überprüfen und den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich direkt, gleichzeitig und kontinuierlich an den Debatten zu beteiligen, Fragen zu stellen und ihr Stimmrecht auszuüben.
• Die VoG kann die Informationen über die genutzten Kommunikationsmittel den teilnehmenden Mitgliedern auf ihrer Website zur Verfügung stellen, sofern sie über eine solche verfügt.
• Im Protokoll der Generalversammlung werden alle technischen Probleme festgehalten, die die Teilnahme der Mitglieder oder den reibungslosen Ablauf der Sitzung verhindert haben.
• Wenn die Satzung dies vorsieht, können die Mitglieder auch vor der Generalversammlung elektronisch abstimmen. In diesem Fall muss die Identität (Kopie des Personalausweises) und Funktion des Mitglieds überprüft werden. Die Satzung regelt die genauen Modalitäten dieser Abstimmung.

Das Gesetz ermächtigt die Mitglieder, einstimmig und schriftlich Beschlüsse zu fassen, die die Befugnisse der Generalversammlung betreffen, mit Ausnahme von Satzungsänderungen. Die Möglichkeit, Beschlüsse durch ein schriftliches Umlaufverfahren herbeizuführen, muss nicht mehr in der Satzung festgelegt sein.

Hierfür müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

• In einem Brief bzw. auch in einer E-Mail muss die Prozedur genau erklärt werden:
  • Begründung für das schriftliche Umlaufverfahren
  • Nennung der gesetzlichen Abstimmungsquoren und Mehrheiten, die für die Beschlüsse notwendig sind
  • Nennung eines Datums mit Uhrzeit, bis zu dem die Entscheidung des Mitglieds beim Verwaltungsrat vorliegen muss
  • Klare, verständliche, schriftliche Beschlussvorlage mit Erklärungen dazu (Hintergründe, gesetzliche Notwendigkeit, Konsequenzen etc.)
• Die schriftliche Antwort muss folgende Angaben beinhalten:
  • Identität des Mitglieds, Name und Funktion
  • Text der Beschlussvorlage
  • Für jede Entscheidung zur Beschlussvorlage: Ja/Nein/Enthaltung
  • Datum und Unterschrift
• Der Verwaltungsrat erstellt ein Protokoll, in dem die Beschlüsse mit den Entscheidungen festgehalten werden. Das Protokoll wird vom Präsidenten oder einem Vertreter datiert und unterschrieben. Es wird allen Mitgliedern der VoG schriftlich per Brief oder E-Mail zugeschickt.

Alle Mitglieder, Verwalter und Kommissare werden mindestens 15 Tage vor der Generalversammlung eingeladen. Die Einladung kann per E-Mail verschickt werden, wenn die Satzung diese Möglichkeit vorsieht. Sie erfolgt in jedem Fall schriftlich und die Tagesordnung wird mit der Einladung versendet. Handelt es sich um eine außerordentliche Generalversammlung, die besonderen Quoren unterliegt, so ist in besonderem Maße darauf zu achten, die zu beschließenden Punkte detailliert in die Einladung aufzunehmen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Frage zur außerordentlichen Generalversammlung.

Ein Vorschlag, der von mindestens einem Zwanzigstel der Mitglieder unterzeichnet ist, wird wortgetreu auf die Tagesordnung gesetzt. Solch ein Vorschlag muss vor Versand der Einladung beim Verwaltungsrat eingehen, da die Tagesordnung immer zusammen mit der Einladung verschickt werden muss. Somit wird sichergestellt, dass alle Mitglieder denselben Kenntnisstand haben.

Die Tagesordnung muss präzise und detailliert sein. Sie kann den Punkt „Diverses“ vorsehen. Hierunter dürfen jedoch keine wichtigen Aspekte aufgeführt werden, sondern lediglich sekundäre Entscheidungen oder Durchführungsmaßnahmen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Frage zur außerordentlichen Generalversammlung.

Verwalter antworten in einer Generalversammlung auf Fragen, die ihnen mündlich oder schriftlich vor oder während der Generalversammlung von Mitgliedern gestellt werden und im Zusammenhang mit Punkten der Tagesordnung stehen. Im Interesse der Vereinigung können sie sich weigern, auf Fragen zu antworten, wenn die Mitteilung bestimmter Daten oder Sachverhalte der Vereinigung schaden kann oder von der Vereinigung eingegangenen Vertraulichkeitsklauseln entgegensteht.

Der Kommissar antwortet auf Fragen, die ihm mündlich oder schriftlich vor oder während der Generalversammlung von Mitgliedern gestellt werden und im Zusammenhang mit Punkten der Tagesordnung stehen, über die er Bericht erstattet. Im Interesse der Vereinigung kann er sich weigern, auf Fragen zu antworten, wenn die Mitteilung bestimmter Daten oder Sachverhalte der Vereinigung schaden kann oder dem Berufsgeheimnis, an das er gebunden ist, oder von der Vereinigung eingegangenen Vertraulichkeitsklauseln entgegensteht. Er hat das Recht, auf der Generalversammlung das Wort zu ergreifen im Zusammenhang mit der Ausführung seiner Aufgabe. Verwalter und der Kommissar können auf Fragen zum gleichen Thema eine Gesamtantwort geben. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Frage zur außerordentlichen Generalversammlung.

Alle ordentlichen Mitglieder können an der Generalversammlung teilnehmen. Andere Mitglieder (z. B. Fördermitglieder) können dies nur, wenn die Satzung es vorsieht.

Mitglieder können sich bei der Generalversammlung durch ein anderes Mitglied oder, wenn die Satzung es zulässt, durch eine Person, die nicht Mitglied ist, vertreten lassen. Wenn die Generalversammlung auf der Grundlage eines vom Kommissar erstellten Berichts berät, wohnt dieser der Generalversammlung bei.