Sofort im Anschluss an die Gründungsversammlung findet die erste Generalversammlung statt. Dort wird der Verwaltungsrat gewählt. Dessen Mitglieder nennt man „Verwalter“. Der Verwaltungsrat tritt daraufhin unmittelbar zusammen und bezeichnet unter seinen Mitgliedern (gemäß der zuvor verabschiedeten Satzung) einen Vorsitzenden und verteilt die eventuellen anderen Rollen und Zuständigkeiten wie zum Beispiel stellvertretende Vorsitzende, Kassierer, Schriftführer etc.
In der Satzung muss festgelegt werden, wie die VoG nach außen gegenüber Dritten vertreten wird, d. h. wer Unterschriften leisten darf, wer im Namen der VoG auftreten darf etc. Es gibt folgende geläufige Optionen:
- „Einzeln“: d. h. jeder einzelne Verwalter kann die VoG durch seine alleinige Unterschrift rechtsgültig verpflichten
- „Gemeinsam“: d. h. mindestens zwei Verwalter sind erforderlich, um die VoG rechtsgültig zu verpflichten („Vier-Augen-Prinzip“)
- „Kollegium“: d. h. alle Verwalter müssen unterschreiben
Entgegen einer weitverbreiteten Meinung ist es gesetzlich nicht vorgeschrieben, dass eine VoG einen Vorstand wählt, in dem zwingend die Rollen des Präsidenten, Kassierers und Schriftführers besetzt sind. Alternative Zusammensetzungen und Aufgabenverteilungen, die die Aufgabenlast innerhalb des Vorstands erleichtern können, sind möglich. Ein Vorsitzender muss zwar benannt werden, seine einzige, vom Gesetz festgelegte Aufgabe ist es jedoch, die Protokolle der Verwaltungsratssitzungen zu unterzeichnen. Weitere Befugnisse des Vorsitzenden sind denkbar und entsprechend in der Satzung vorzusehen (z. B. Versenden der Einladungen, Organisation und Vorsitz der Verwaltungsratssitzungen, ausschlaggebende Stimme bei Stimmengleichheit etc.).
Interne Zuständigkeiten
Die Verteilung von Aufgaben oder Zuständigkeiten im Verwaltungsrat gilt nur im Innenverhältnis und nicht gegenüber Dritten. So könnte eine VoG mit einem klassischen „Vier-Augen-Prinzip“ z. B. durch zwei Verwalter vertreten werden, die außerhalb der internen Aufgabenverteilung handeln. Die VoG wäre an diese Rechtshandlung gebunden. Die beiden Verwalter, die die Aufgabenverteilung missachtet haben, müssten sich persönlich gegenüber der VoG verantworten, sollten sie der VoG damit geschadet haben.
Werden die Verwalter in der Satzung und nicht in der Gründungsurkunde genannt, so ist für eine Änderung der Verwalter eine außerordentliche Generalversammlung mit Anwesenheitsquorum (zwei Drittel) sowie eine Zweidrittelmehrheit erforderlich. Werden die Verwalter lediglich in der Gründungsurkunde genannt, so genügen die üblichen Mehrheiten in der Generalversammlung.