Bestimmte Entscheidungen einer VoG werden erst offiziell durch eine Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt. Das sind:

• Gründung der VoG
• Satzungsanpassung (inkl. Änderungen des Namens und des VoG-Zwecks oder der Aktivitäten)
• Veränderungen im Verwaltungsrat
• Änderung des VoG-Sitzes
• Auflösung der VoG

Eine Satzungsanpassung wird zwar beispielsweise innerhalb des Vereins mit der Abstimmung in der Generalversammlung gültig, gegenüber Dritten ist sie jedoch erst mit der Veröffentlichung durchsetzbar.

Damit eine Information im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht wird, muss sie entweder online via JustAct oder mittels zweier Formulare beim Unternehmensgericht hinterlegt werden. Die Formulare und den Link zu JustAct finden Sie in den weiterführenden Links. Für VoGs, die ihren Sitz in der Deutschsprachigen Gemeinschaft haben, ist die Kanzlei des Unternehmensgerichts in Eupen zuständig. Weitere Informationen dazu finden Sie in den weiterführenden Links.

Die Veröffentlichung ist kostenpflichtig. Die jeweils Anfang März indexierten Beträge finden Sie im Infoblatt über Hinterlegungen und Veröffentlichungen in den Downloads.

Eine Ausnahme bildet der Jahresabschluss, den Kleinst-VoGs, die eine vereinfachte Buchführung machen dürfen, beim Unternehmensgericht hinterlegen müssen. Da der Jahresabschluss nur der VoG-Akte beigefügt, aber nicht veröffentlicht wird, entstehen hier keine Kosten. Weitere Informationen zu den unterschiedlichen VoG-Größen finden Sie unter den weiterführenden Links.

VoGs, die freiwillig eine doppelte Buchführung machen und deshalb statt des Jahresabschlusses eine Bilanz bei der Belgischen Nationalbank hinterlegen, geben die Bestätigung der Hinterlegung von der BNB beim Unternehmensgericht ab.

• Verfassung eines Protokolls, z. B. über eine Satzungsanpassung oder über Neuwahlen des Verwaltungsrates
• Formular I und/oder II ausfüllen, siehe Ausfüllhilfen für die verschiedenen Themen in den Downloads (in Eupen dürfen ausschließlich Formulare in deutscher Sprache eingereicht werden)
• Überweisung der Gebühr an das Belgische Staatsblatt (siehe Infoblatt „Hinterlegung und Veröffentlichung“)
• Optional, aber empfehlenswert: Das Unternehmensgericht prüft auf Wunsch, ob die Formulare korrekt ausgefüllt wurden. Die E-Mail-Adresse finden Sie im Infoblatt „Hinterlegung und Veröffentlichung“.
• Ausdrucken und Unterschreiben der Formulare und des Protokolls
• Hinterlegung per Post oder persönlich. Eine Hinterlegung auf elektronischem Wege ist ebenfalls möglich.
• Nach der Hinterlegung kümmert sich das Unternehmensgericht zudem um die Eintragung der VoG-Angaben in die Zentrale Datenbank der Unternehmen.

Die Formulare finden Sie unter den weiterführenden Links. Die genaue Hinterlegungsprozedur sowie Formular-Ausfüllhilfen für folgende Anlässe:

• Gründung
• Satzungsänderung
• Veränderungen im Verwaltungsrat
• Sitzänderung
• Namensänderung
• Auflösung

finden Sie im Downloadbereich. Diese Anlässe sind (im Rahmen der logischen Möglichkeiten) innerhalb eines Formulars miteinander kombinierbar. Dann ist die Veröffentlichungsgebühr nur ein Mal zu zahlen.

Die Ausfüllhilfen selbst stellen nur eine Unterstützung dar, können jedoch nicht ausgefüllt werden.

Inzwischen können (fast) alle Hinterlegungen auch online vorgenommen werden. Den Link dazu finden Sie in den weiterführenden Links.

Dies sind die Schritte:

1. Beschluss der Gründungs- oder Generalversammlung bzw. des Verwaltungsrates (bei Adressänderung möglich, falls die Satzung es zulässt) und Dokumentation in einem Protokoll (beinhaltet konkrete Satzung(-sänderung), Wahl/Abwahl von Verwaltern, Namens- oder Adressänderung etc.).
    
2. Hinterlegung via JustAct. Anmeldung mit eID oder itsme. Die dort verwendete Eingabemaske ist anders aufgebaut als die Formulare I und II. Die Nutzer werden durch alle Daten der VoG geführt und können das ändern, was geändert werden soll. Als Beleg für die Änderungen kann ein PDF des Protokolls der Generalversammlung, das Rücktrittsschreiben eines Verwalters etc. hochgeladen werden. Diese werden zuvor händisch unterschrieben und eingescannt oder digital unterzeichnet.
    
3. Die Möglichkeit einer Prüfung der Hinterlegungsunterlagen durch das Unternehmensgericht entfällt. Muss nach der Hinterlegung ein Fehler korrigiert werden (bspw. ein Zahlendreher in der Hausnummer), so ist erneut eine kostenpflichtige Hinterlegung notwendig.
    
4. Ausdrucke der Formulare sind nicht nötig.
    
5. Die Begleichung der Kosten (Höhe: siehe Infoblatt zur Hinterlegung und Veröffentlichung in den Downloads) erfolgt direkt über JustAct.
    
6. Der Postversand der Unterlagen entfällt. Das Formular bzgl. des Berufsverbots braucht nicht beigefügt zu werden. Die Webseite prüft automatisch, ob gegen einen Verwalter ein Berufsverbot verhängt wurde. Ist dies der Fall, so blockiert die Webseite die Hinterlegung dieser Person.
    
7. Die Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt sowie die Eintragung der Daten in die Zentrale Datenbank der Unternehmen erfolgt automatisch.

Die Änderungen im Verwaltungsrat müssen innerhalb von 30 Tagen nach der Wahl beim Unternehmensgericht oder online über JustAct hinterlegt werden. Daraufhin erfolgt automatisch die Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt. Für die Hinterlegung müssen folgende Schritte durchlaufen werden:

• Protokoll: Das Wahlergebnis halten Sie im Protokoll der Generalversammlung fest. Ein Muster finden Sie in den Downloads. Den Rücktritt eines Mitglieds aus dem Verwaltungsrat halten Sie entweder ebenfalls im Protokoll fest (falls es zeitlich passt) oder Sie legen das Rücktrittsschreiben den Unterlagen für das Unternehmensgericht bei bzw. laden es in JustAct hoch.
• Formulare für die Hinterlegung beim Unternehmensgericht: Für die Hinterlegung und die Veröffentlichung gibt es zwei Formulare, die Sie ausfüllen. Die Formulare sowie eine Ausfüllhilfe finden Sie in den Downloads.
• Webseite für die Online-Hinterlegung: Inzwischen können (fast) alle Hinterlegungen auch online vorgenommen werden. Den Link zur Webseite JustAct finden Sie in den weiterführenden Links.
• Hinterlegungskosten: Die Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt ist kostenpflichtig. Die indexierte Summe sowie weitere Informationen finden Sie im Infoblatt in den Downloads.
• Hinterlegung: Entweder Sie reichen alle Unterlagen in ausgedruckter Form im Unternehmensgericht ein oder sie erledigen dies digital über JustAct. In diesem Fall kann Ihnen das Unternehmensgericht jedoch nicht mehr mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Ständige Vertreter

Wenn eine juristische Person (z. B. eine Gemeinde, ein ÖSHZ oder eine andere VoG) Mitglied der VoG ist und dem Verwaltungsrat beitreten will, muss sie einen ständigen Vertreter benennen.

Beispiel: Die Gemeinde Büllingen ist Mitglied der VoG XYZ, und Karla soll sie als ständige Vertreterin repräsentieren. Deshalb wird in Teil C des Formulars II die Gemeinde Büllingen mit ihrer Unternehmensnummer als „Verwalterin“ und Karla mit ihrer Nationalregisternummer als „ständige Vertreterin“ eingetragen. Eine Eintragung der juristischen Person ohne ständigen Vertreter ist nicht möglich.

Bei einer Hinterlegung sind zwei Dokumente zu unterschreiben:

• Das Protokoll der Generalversammlung bzw. des Verwaltungsrates und
• die Formulare des Unternehmensgerichts bzw. das elektronische Formular via JustAct, welches Sie digital zeichnen.

Wer wo unterschreibt, muss in der Satzung stehen. Dort haben Sie festgelegt, wer bei Ihnen die Protokolle unterschreibt (mindestens der Vorsitzende der jeweiligen Versammlung) und wer Ihre VoG gegenüber Dritten vertreten darf. Letztere Person oder Personen unterschreibt bzw. unterschreiben das Formular und kann Änderungen via JustAct vornehmen.

Falls Sie mit der Mustersatzung gearbeitet haben, finden Sie diese Informationen in den Artikeln 18 und 19.

Das Unternehmensgericht ist zudem für Streitigkeiten zwischen allen Unternehmen zuständig. Da die gemeinnützigen Vereinigungen im Sinne der VoG-Gesetzgebung von 2019 als Unternehmen angesehen sind, ist im Prinzip das Unternehmensgericht für Streitigkeiten zuständig und nicht mehr das Gericht erster Instanz. Das Unternehmensgericht setzt sich aus Berufs- und Laienrichtern zusammen. Zu letzteren gehören auch Personen aus dem Freiwilligensektor. Alle Streitigkeiten, bei denen die besonderen Merkmale von Vereinigungen berücksichtigt werden müssen, werden von spezialisierten, mit dem Sektor vertrauten Richtern behandelt.