Tägliche Geschäftsführung

Manchmal führen die Begriffe „Verwalter“ und „Geschäftsführer“ zu Verwirrung, und die VoGs fragen sich, ob sie zusätzlich zum Verwaltungsrat eine Geschäftsführung benötigen. Um dies herauszufinden, genügt eine Frage:

Erledigt der Verwaltungsrat die täglichen Aufgaben rund um die VoG selbst?

• Ja: Dann ist der Einsatz einer Geschäftsführung überflüssig.
• Nein: dafür hat die VoG jemanden eingestellt. Diese angestellte Person ist die „Geschäftsführung“.

In den meisten rein ehrenamtlich geführten VoGs kümmert sich der Verwaltungsrat um die Belange der VoG. Meistens helfen ihm dabei die Mitglieder der VoG.

Durch das Mandat, das die Generalversammlung den Verwaltern durch die Wahl gibt, sind sie dazu ermächtigt, für die VoG zu handeln. Wie die Vertretung der VoG gegenüber Außenstehenden genau aussieht, regelt die Satzung.

Hier wird festgelegt, ob ein (beliebiger oder bestimmter) Verwalter

• allein,
• gemeinsam mit anderen

oder das gesamte Kollegium die VoG nach außen vertritt und zum Beispiel Verträge unterschreiben dürfen.

Für diese VoGs ist es weder notwendig noch empfehlenswert, Geschäftsführer zu beauftragen, denn die zu beachtenden Regeln werden dadurch deutlich komplexer.

Wenn die Aktivitäten einer VoG eine gewisse Größe erreichen, muss regelmäßig eine Reihe von Maßnahmen und Aktionen ergriffen werden, um die tägliche Verwaltung zu gewährleisten. Dann kann es mühsam und zu formell sein, den Verwaltungsrat jedes Mal einzuberufen. Oder der Verwaltungsrat kann den Aufwand nicht mehr in seiner Freizeit bewältigen.

In diesen Fällen, und wenn der Verein die nötigen finanziellen Mittel hat, kann es sinnvoll sein, jemanden für diese Aufgabe einzustellen.

Der Verwaltungsrat ist jedoch auch dann immer noch mit der Aufsicht und Kontrolle der täglichen Geschäftsführung beauftragt.

Unter Handlungen der täglichen Geschäftsführung sind Handlungen und Beschlüsse zu verstehen,

• die nicht über die Bedürfnisse des täglichen Lebens der Vereinigung hinausgehen sowie
• Handlungen und Beschlüsse, bei denen aufgrund ihrer geringen Bedeutung oder ihrer Dringlichkeit das Eingreifen des Verwaltungsrats nicht gerechtfertigt ist.

Es muss daher von Fall zu Fall geprüft werden, ob der zu fassende Beschluss oder die geplante Handlung diesen Bedingungen entspricht.

Was unter die tägliche Geschäftsführung fällt, hängt u. a. von Folgendem ab:

• der Größe der VoG und
• der Art ihrer Tätigkeiten und des betreffenden Geschäfts.

Wenn zum Beispiel in einer großen VoG mit 100 Arbeitnehmern die Einstellung eines zusätzlichen Mitarbeiters als Tagesgeschäft gilt, ist dies sicher nicht der Fall für eine VoG, die ihren ersten oder zweiten Arbeitnehmer einstellt. Die Anschaffung von kleinem Büromaterial dürfte in VoGs gleich welcher Größe zum Tagesgeschäft gehören. Die Beauftragung externer Dienstleister zum Beispiel zwecks Erneuerung der Informatikanlage wiederum geht grundsätzlich darüber hinaus.

Dringende Maßnahmen zum Beispiel die Erneuerung von sicherheitsrelevanter Ausrüstung nach entsprechenden Kontrollen (Feuerlöscher, Brandmelder etc.) oder als sofortige Reaktion auf plötzliche Ereignisse (Beauftragung eines Klempners nach Rohrbruch, Kauf und Einrichtung einer neuen Anti-Virus-Software nach generellem Computerabsturz) können und müssen sogar sofort beschlossen und umgesetzt werden.

Die tägliche Geschäftsführung übt Aufgaben aus, die eigentlich dem Verwaltungsrat obliegen. Deshalb delegiert und kontrolliert dieser auch die Aufgaben und dies ist viel einfacher und transparenter, wenn sie schriftlich definiert wurden.

Die grundsätzlich formulierte Beschreibung der Aufgaben einer Geschäftsführung allein erweist sich im Alltag einer VoG häufig als nicht konkret genug. Deshalb kann und sollte die VoG das, was sie unter „täglichem Management“ versteht, in der Art, Ausführlichkeit und Spezifikation definieren, die sie für angemessen hält. Dies kann positiv oder negativ definiert werden, es ist lediglich eine Frage des Verständnisses.

Die Aufgabenbeschreibung kann in folgender Form geschehen:

• einer internen Ordnung (Geschäftsordnung)
• im Ernennungsprotokoll
• in den Statuten

Nein, die festgehaltenen Regelungen gelten innerhalb des Vereins, sind jedoch außerhalb, also Dritten gegenüber, nicht durchsetzbar. Die Aufgabenbeschreibung kann, aber muss nicht im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht werden.

Wird die Aufgabenverteilung in einer internen Ordnung festgehalten, handelt es sich um einen Vertrag zwischen der VoG und dem Geschäftsführer. Würde der Geschäftsführer dann außerhalb dieser Definition im Namen der VoG handeln, wäre er gegenüber der VoG verantwortlich (im Innenverhältnis).

Zwei Beispiele:

• Beispiel 1: Die Befugnisse des mit der täglichen Geschäftsführung Beauftragten sind auf die Handlungen A, B und C beschränkt. Er nimmt eine Handlung D vor. Ein Außenstehender kann trotzdem nicht verlangen, dass Handlung D für ungültig erklärt wird.
• Beispiel 2: Der Verwaltungsrat definiert einen Höchstbetrag, in dessen Rahmen die Geschäftsführung selbstständig tätig werden kann. Auch hier gilt, dass das Geschäft von Dritten nicht angefochten werden kann, wenn die Summe überschritten wird. Auch die VoG selbst ist dann an das Geschäft gebunden und muss für die Verpflichtung aufkommen.

Hier finden Sie zwei Beispiele für Aufgabendelegationen, wie sie in einen Vertrag zwischen der VoG und dem Geschäftsführer formuliert werden könnten.

Falls Sie weitere Beispiele oder Hilfe bei der Ausformulierung benötigen, wenden Sie sich an die Servicestelle Ehrenamt.

Positiv formuliertes Beispiel

Hier werden die erlaubten Handlungen konkret aufgeführt.

Die tägliche Geschäftsführung umfasst die Befugnis, die folgenden Handlungen vorzunehmen, sofern sie einen Betrag von X Euro, der entsprechend der Entwicklung des Verbraucherpreisindexes indexiert wird, pro betroffenem Projekt, Vorgang, Beschluss oder Zahlung nicht überschreiten:

• Alle Maßnahmen ergreifen, die für die Umsetzung der Beschlüsse des Verwaltungsrats notwendig oder nützlich sind;
• den täglichen Schriftverkehr unterzeichnen;
• alle beweglichen oder unbeweglichen Güter zu mieten oder zu verleihen sowie alle Leasingverträge abzuschließen und darüber Quittungen auszustellen;
• alle Zahlungen leisten;
• Verträge mit allen unabhängigen Dienstleistern oder Lieferanten der Vereinigung abschließen, einschließlich Kreditinstituten, Wertpapierfirmen, Pensionsfonds oder Versicherungsgesellschaften;
• alle Preisangebote machen und annehmen, alle Aufträge erteilen und annehmen und alle Verträge über den Kauf oder Verkauf von beweglichen oder unbeweglichen Gütern, einschließlich aller Finanzinstrumente, abschließen;
• alle Quittungen für eingeschriebene Briefe, Dokumente oder Pakete, die an den Verein adressiert sind, unterzeichnen.

Negativ formuliertes Beispiel

Hier ist alles in einem relativ vage formulierten Rahmen erlaubt und die Ausnahmen sind einzeln aufgeführt.

1. Verantwortlichkeiten
   Die mit der täglichen Geschäftsführung beauftragte Person ist dazu befugt, alle Aufgaben auszuführen, die mit dem täglichen Management einhergehen sowie mit der Umsetzung des vereinbarten Aktionsplans.

2. Zustimmungskatalog
   Die mit der täglichen Geschäftsführung beauftragte Person muss bei den folgenden Vorgängen ein vorheriges Einverständnis des Verwaltungsrates einholen. Dies ist auch per E-Mail möglich. In diesem Fall kann die Zustimmung als gegeben betrachtet werden, wenn innerhalb von X Kalendertagen kein Einwand erfolgt.

1. Finanzielle Verpflichtungen aller Art, die X Euro übersteigen;
2. Entscheidungen, die die Einstellung oder Entlassung von Personal betreffen;
3. Aufnahme von Krediten und deren Kündigung;
4. die Gewährung von Bürgschaften/Garantien;
5. Abschluss von Miet- und Pachtverträgen;
6. Abschluss anderer kontinuierlicher Verpflichtungen;
7. Erteilung oder Abberufung von Vollmachten;
8. Einrichtung von Zweigstellen.

Ausgehend von der Definition der Aufgaben wird also deutlich, welche Befugnisse der Aufsichtsrat tatsächlich einräumt. Die Tatsache, dass der Verwaltungsrat Befugnisse abgetreten hat, bedeutet jedoch nicht, dass er diese nicht mehr ausüben kann.

Mit anderen Worten: Der Verwaltungsrat bleibt Herr des Verfahrens und kann immer noch in das Tagesgeschäft eingreifen.

Es ist nur dann ratsam, eine Geschäftsführung zu benennen, wenn der Verwaltungsrat sich nicht mit dem Tagesgeschäft der VoG beschäftigen kann oder möchte.

In allen anderen Fällen genügt es, eine Vorgehensweise für die Vertretung der VoG zu finden, die Machtkonzentration verhindert und gleichzeitig pragmatisch ist. Zum Beispiel können zwei beliebige Verwalter gemeinsam eingesetzt werden.

In diesem Fall entscheidet der Verwaltungsrat kollegial über eine Angelegenheit und zwei Verwalter werden mit der konkreten Umsetzung (zum Beispiel mit der Unterzeichnung eines Vertrags) beauftragt. Man nennt sie auch „delegierte Verwalter“. Entscheidungen liegen also niemals nur bei einer Person.

Wird eine Person mit der täglichen Geschäftsführung beauftragt, so verändert sich das Entscheidungsprinzip. Die Geschäftsführung wird damit beauftragt, im Rahmen der definierten Aufgaben des Tagesgeschäfts eigenmächtig sowohl zu entscheiden als auch umzusetzen; auch wenn dem Verwaltungsrat weiterhin die Kontrolle obliegt, bzw. er sie zumindest ausführen können muss.

Wir haben es also mit zwei verschiedenen Funktionen zu tun:

• Delegierter Verwalter: Person, die gleichzeitig Verwalter und mit der Vertretung der VoG betraut ist
• Geschäftsführer: kein Verwalter

Die tägliche Geschäftsführung kann an eine oder mehrere Personen delegiert werden. In diesem Fall muss in der Satzung festgelegt werden, ob sie einzeln, gemeinsam oder als Kollegium handeln.

• Einzeln: Wenn der Beauftragte für die laufende Geschäftsführung einzeln handeln kann, kann er (bzw. jeder einzelne Beauftragte) durch seine alleinige Unterschrift den Verein rechtsgültig für Handlungen der täglichen Geschäftsführung verpflichten, auch wenn mehrere Personen diese Funktion ausüben.
• Gemeinsam: Die Beauftragung ist gemeinsam, wenn die Anwesenheit von zwei oder mehr Beauftragten erforderlich ist, um den Verein zu verpflichten.
• Als Kollegium: Sie ist kollegial, wenn die Handlungen im Rahmen der täglichen Geschäftsführung von allen Beauftragten zusammen beschlossen und durchgeführt werden müssen.

Wird die Ernennung als Geschäftsführer im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht, dann verleiht das Gesetz der Person, die mit der täglichen Geschäftsführung betraut ist, die Stellung eines Organs der VoG (ebenso wie Generalversammlung und Verwaltungsrat Organe sind). Organe dürfen im Namen der VoG handeln.

Dazu wird die Ernennung nicht nur im Protokoll festgehalten, sondern auch beim Unternehmensgericht hinterlegt. Daraufhin erfolgt eine Einkodierung in der Zentralen Datenbank der Unternehmen durch das Unternehmensgericht sowie eine Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt.
Wird der Name der Person nicht veröffentlicht, so kann der Geschäftsführer die VoG zwar vertreten, benötigt dafür jedoch immer eine vom Verwaltungsrat ausgestellte, konkrete Vollmacht, die er vorlegen muss.

Nur das Organ kann für die VoG vor Gericht erscheinen. Fehler des Organs machen den Verein grundsätzlich haftbar, während dies bei Fehlern des Bevollmächtigten komplexer ist. Die Stellung eines Organs bietet daher mehr Sicherheit für denjenigen, der sie innehat, als die Stellung eines Bevollmächtigten.

Die Vereinigung sollte die Protokolle über die Ernennung oder die Beendigung der Geschäftsführungs-Funktionen beim Unternehmensgerichts hinterlegen und im Belgischen Staatsblatts veröffentlichen.

Diese Protokolle erwähnen:

• ihren Namen, Vornamen und Wohnsitz oder den Ort, an dem sie eine berufliche Tätigkeit ausüben,
• oder, wenn es sich um juristische Personen handelt, ihren Firmennamen, ihre Rechtsform, ihre Unternehmensnummer und ihren eingetragenen Sitz.

Wichtig ist auch, dass der Umfang der Befugnisse und die Art und Weise, wie sie ausgeübt werden (einzeln, gemeinsam oder als Kollegium, siehe Punkt „Anzahl der mit der täglichen Geschäftsführung Beauftragten“), im Protokoll erwähnt werden.

Die Hinterlegung der mit der täglichen Geschäftsführung beauftragten Personen erfolgt nach demselben Schema wie die Hinterlegung der Verwalter. Einziger Unterschied: In Formular II, Teil C, werden die Personen unter Punkt 5 eingetragen. Falls die Person gleichzeitig als Verwalter gewählt wurde, zusätzlich unter Punkt 4.

Eine Beschreibung der Hinterlegung beim Unternehmensgericht finden Sie den weiterführenden Links.

Es kommt vor, dass ein und dieselbe Person sowohl in den Verwaltungsrat gewählt wurde als auch eine Position als Angestellte einnimmt. Dies ist gesetzlich erlaubt, es gibt jedoch ein paar Prinzipien zu beachten:

Die Funktion eines Verwalters wird aufgrund eines Mandats ausgeübt und kann daher nicht im Rahmen eines Arbeitsvertrags ausgeführt werden.

Die VoG kann eine sogenannte „Kostenrückerstattung Ehrenamt“ zahlen. Hierzu finden Sie Informationen in dem verlinkten Artikel. Eine Person könnte jedoch sowohl als Verwalter tätig als auch bei dieser VoG angestellt sein. Damit eine Person diese beiden Funktionen ausüben kann, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

1. Die Person muss Aufgaben ausführen, die sich von denen unterscheiden, die im Rahmen ihres Mandats ausgeführt werden.
2. Diese Aufgaben müssen in einem Unterordnungsverhältnis gegenüber dem Verein ausgeführt werden. Die tägliche Geschäftsführung einer VoG kann daher von einem Verwalter wahrgenommen werden, der zur Erfüllung dieser Aufgabe im Rahmen eines Arbeitsvertrags eingestellt wurde.

Der Verwaltungsrat muss jedoch seine Autorität über diesen Verwalter ausüben (oder ausüben können), damit das Vorliegen eines Unterordnungsverhältnisses erkennbar ist. Wenn der Verwalter, der für das Tagesgeschäft zuständig ist, nur unter der regelmäßigen Kontrolle und auf Anweisung des Vorstands handeln kann, reicht die Autorität des Vorstands aus, um den Vertrag als Arbeitsvertrag zu qualifizieren.

Wenn dieser Verwalter jedoch derjenige ist, der das Leben des Vereins tatsächlich bestimmt oder beherrscht, kann er nicht als Arbeitnehmer eingestellt werden, da es an einem Unterordnungsverhältnis mangelt. Soll dieses Mandat vergütet werden, so kann dies nicht über ein Arbeitnehmerverhältnis geschehen, sondern indem in einem Selbstständigen-Status Rechnungen an die VoG gestellt werden.