Digitale Rechnungen ab Januar 2026

Muss meine VoG elektronische Rechnungen senden und empfangen können?

Sie gehören einer VoG an? Die MwSt.-pflichtigen VoGs müssen ab dem 1. Januar 2026 Rechnungen elektronisch versenden und empfangen können. Hier erhalten Sie weitere Informationen zu dieser Neuerung!

Wer ist davon betroffen?

VoGs, die über MwSt.-pflichtige Einnahmen verfügen, müssen ab 2026 strukturierte elektronische Rechnungen versenden und empfangen können. Dies ist auch dann der Fall, wenn das Pauschalsystem für Kleinunternehmen genutzt wird.

MwSt.-pflichtige VoGs brauchen nur in den folgenden Fällen keine strukturierte elektronische Rechnung zu verschicken:

• Der Rechnungsempfänger ist eine Privatperson.
• Der Rechnungsempfänger ist ein ausländisches Unternehmen.
• Es werden von der MwSt. befreite Einnahmen erzielt (Art. 44 listet alle von der MwSt. befreiten Umsätze auf). Bsp.:
  • Berechnung von gewissen sozialen und kulturellen Leistungen,
  • die Einnahmen setzen sich aus Mitgliedsbeiträgen, Subsidien und Spenden zusammen und zusätzlich organisiert die VoG max. vier Mal im Jahr eine Veranstaltung zur Verbesserung der Vereinskasse (von der MwSt. befreit laut Art. 44, §2, 12° MwSt.-Gb.).

Wer ist nicht davon betroffen?

Vereinigungen, die vollständig von der Mehrwertsteuer befreit sind, was ihre Umsätze bzw. Einnahmen anbelangt (die also auch nicht das pauschale MwSt.-System für Kleinunternehmen anwenden). Sie müssen weder in der Lage sein, Rechnungen elektronisch erstellen zu können noch solche empfangen zu können. Sie sind auch nicht davon betroffen, wenn sie Sondermeldungen in Zusammenhang mit Einkäufen in anderen EU-Staaten einreichen, aber ansonsten nur über Einnahmen verfügen, die von der MwSt.-Gesetzgebung als steuerfrei bezeichnet werden.

Um es noch konkreter zu formulieren: Wenn Ihre VoG keine MwSt. in Rechnung stellt, und deshalb weder MwSt.-Erklärungen einreicht noch für das Pauschalsystem für Kleinunternehmen optiert hat, ist sie nicht von der neuen Verpflichtung betroffen.

Wie finde ich heraus, ob meine VoG betroffen ist?

Der Föderalstaat hat ein Tool zur Verfügung gestellt, über das Sie prüfen können, ob Ihre VoG dieser Regelung unterliegt. Sie finden es in den weiterführenden Links.

Sie sind nicht sicher, ob Ihre VoG der Mehrwertsteuer unterliegt? Suchen Sie die VoG in der Zentralen Datenbank der Unternehmen über die weiterführenden Links: Falls unter „Eigenschaften“ nichts steht, ist Ihre VoG nicht MwSt.-pflichtig (und ist auch kein Kleinunternehmen mit Pauschalsystem bzgl. der Mehrwertsteuer, s. o.).

Dort steht „MwSt.-pflichtig“, aber Sie sind nicht sicher, ob es lediglich um MwSt.-befreite Einnahmen im Sinne von Artikel 44 der MwSt.-Gesetzgebung geht? Ein Blick in Intervat über die weiterführenden Links gibt Auskunft: Steht dort im Reiter „Mehrwertsteuerregelungen“ der Hinweis „MwSt.-Regelung: SX“, so werden lediglich von der Mehrwertsteuer-befreite Einnahmen erzielt und die VoG ist von den E-Rechnungen nicht betroffen.

Wie kann ich die digitalen Rechnungen versenden und empfangen?

Voraussetzung für den Versand und den Empfang elektronischer Rechnungen: Sowohl der Versender als auch der Empfänger der Rechnung muss über eine entsprechende Software verfügen, die für den Betrieb über das Peppol-Netzwerk konzipiert ist.

Der FÖD Finanzen hat eine Liste der Software-Lösungen veröffentlicht, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Darunter finden Sie beispielsweise auch Anwendungen wie DOCCLE. Dieses Programm ist kostenlos, wenn lediglich Rechnungen empfangen werden.

Die Software-Lösungen unterscheiden sich sowohl im Können (Rechnungen empfangen und/oder verschicken) als auch im Preis. Je nachdem, wie viele Rechnungen Sie verschicken müssen und ob Sie auch Angebote und Mahnungen damit erstellen können möchten, sind unterschiedliche Lösungen für Sie interessant.

Sie können auch mit einem Steuerberatungsbüro Kontakt aufnehmen und den Rechnungsversand darüber laufen lassen. Wenn Sie mit einem Steuerberater arbeiten, sollten Sie die Wahl Ihrer Plattform mit ihm abstimmen.

Die Plattform HERMES bietet Hilfestellung für das Senden, Empfangen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen. Die Informationen sind auch in Deutsch verfügbar.

Achtung: VoGs, die von der Regelung betroffen sind, sollten sich darauf vorbereiten, um am 1. Januar 2026 startklar zu sein. Anderenfalls werden empfindliche Geldstrafen erhoben.

Bitte beachten Sie: Alle Informationen sind sorgfältig recherchiert, jedoch ohne Gewähr. Jede VoG ist selbst dafür verantwortlich, sicherzustellen, ob sie von der Regelung betroffen ist und die nötigen Vorkehrungen zu treffen.

Sollten sich Neuigkeiten bzgl. dieses Verfahrens ergeben, erhalten Sie an dieser Stelle weitere Infos.