Sitzung vom 23. Dezember 2020

Vergabe eines öffentlichen Dienstleistungsauftrags über die Optimierung der Kommunikation der Regierung der Deutschsprachigen Gemeinschaft vor dem Hintergrund der Coronapandemie und den immer weiter um sich greifenden Fehlinformationen und Verschwörungserzählungen

1. Beschlussfassung:

Die Regierung beschließt die Vergabe des öffentlichen Dienstleistungsauftrags über die Optimierung der Kommunikation der Regierung der Deutschsprachigen Gemeinschaft vor dem Hintergrund der Coronapandemie und den immer weiter um sich greifenden Fehlinformationen und Verschwörungserzählungen an den Bieter MSL Germany Group GmbH

Der Ministerpräsident wird mit der Durchführung des vorliegenden Beschlusses beauftragt.

2. Erläuterungen:

Das Lastenheft zur Vergabe des o.g. Dienstleistungsauftrages mit Referenz KAB.PAA/NDP/AnM/20.125 wurde folgenden potenziellen Bietern am 4. November 2020 per E-Mail zugeschickt (die E-Mails befinden sich in der Anlage):

Abgabefrist der Angebote: Freitag, 27. November um 12Uhr

Abgabemodalitäten: persönliche Abgabe oder per Post

Eröffnungsdatum der Angebote: Montag, 30. November 2020 um 11Uhr

Eröffnungsort der Angebote: Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft, Gospertstraße 1 in 4700 Eupen

Am 30. November 2020 wird festgestellt, dass keine Angebote per Einschreiben eingereicht wurden. Ein Protokoll der Angebotseröffnung wurde verfasst und liegt als Anlage dem Bericht bei.

Denselben drei potenziellen Bietern wurde am Montag 7. Dezember ein elektronisches Schreiben zugeschickt, um die Abgabefrist bis zum 14. Dezember zu verlängern und das Einreichen der Angebote per E-Mail zu erlauben.

Bei der erneut festgelegten Angebotseröffnung am 15. Dezember 2020 wurde festgestellt, dass ein Wirtschaftsteilnehmer ein Angebot eingereicht hat. Ein Protokoll der Angebotseröffnung wurde verfasst und liegt als Anlage dem Bericht bei.

Angebotsanalyse

Aufgrund folgender Begründungen ist das Angebot zulässig:

• Beachtung der Einreichfrist (14. Dezember 2020 – 18Uhr)
• Beachtung der Sicherung durch eine digitale Unterschrift
• Beachtung der im Lastenheft angeführten Leistungsauftrages im Angebot (Kapitel 7 des Lastenheftes)
• Beachtung der Inhalts- und Formvorgaben (Kapitel 12 des Lastenheftes)
• Beachtung der dem Vergabeverfahren zugeordneten Maximalsumme

In Bezug auf die unter Kapitel 7- Auftragsgegenstand des Lastenheftes aufgeführte Beschreibung des angefragten Leistungsauftrages und der in Kapitel 11-1 Zuschlagskriterien festgelegten Analyseparameter kann folgende Punkteverteilung festgehalten werden:

Preis (50 Punkte)
Zu vergebende Punkte * (Preis des günstigsten Angebots/Preis des analysierten Angebots)
Erreichte Punkte: 50

Erfahrung der Bieter im Bereich der politischen Kommunikation und der Krisenkommunikation
(20 Punkte)
Erreichte Punkte: 20

Methodischer Ansatz und strategische Konzeption (15 Punkte)
Das Zuschlagskriterium richtet sich nach dem methodischen Ansatz, der für die Analyseder Ist-Situation genutzt wird und in wie weit klare Handlungsfelder und Vorgehensweisen in dem aus der Analyse resultierenden strategische Konzept ausgearbeitet werden.
Erreichte Punkte: 12
Anmerkung: es ist darauf zu achten, dass in der Ausarbeitung der strategischen Konzeption nicht nur die deutschen Medien berücksichtigt werden, sondern auch die belgischen Medien betrachtet werden müssen und ein Bezug zu diesen hergestellt werden sollte.

Kundenbegleitung und Beratung (15 Punkte)
Das Zuschlagskriterium richtet sich an die Art der umsetzungsbegleitenden Unterstützungsmaßnahmen und deren Umfang.
Erreichte Punkte: 12
Anmerkung: es ist darauf zu achten, dass in der Umsetzung der strategischen Konzeption nicht nur die deutschen Medien berücksichtigt werden, sondern auch die belgischen Medien betrachtet werden müssen und ein Bezug zu diesen hergestellt werden sollte.

Das Angebot des Bieters teilt sich in zwei separate Aufwandsschritte: strategische Konzeption und strategische Beratung.
Die strategische Konzeption beinhaltet die Analyse der Ist-Situation und die Ausarbeitung einer Kommunikationsstrategie.
Die strategische Beratung beruht auf den Erkenntnissen und Ausarbeitungen dieses ersten Aufwandschrittes.
Die finanziellen Auswirkungen des ersten Teils des Angebotes (Analyse und Konzeptarbeit) belaufen sich auf 28.400 Euro (ohne MwSt.).
Die finanziellen Auswirkungen des zweiten Teils des Angebotes (strategische Beratung) belaufen sich auf 93.600 Euro (ohne MwSt.)

Es wird vorgeschlagen die Inanspruchnahme des Beratungsangebots auf die, aus der analytischen und konzeptionellen Arbeit resultierenden, Ergebnisse anzupassen und die Auftragsvergabe für den ersten Teil des Angebotes zu erteilen.
Durch diesen Regierungsbeschluss wird der Zuschlag für den ersten Aufwandschritt (strategische Konzeption) erteilt.

3. Finanzielle Auswirkungen:

Die finanziellen Auswirkungen des Auftrages belaufen sich auf 28.400 Euro (ohne MwSt).
Die Kosten des Dienstleistungsauftrags gehen zu Lasten des Haushaltspostens 20.11.12.11

4. Gutachten:

Das positive Gutachten der Finanzinspektion vom 15. Dezember liegt vor.

5. Rechtsgrundlage:

• Gesetz vom 17. Juni 2016 über öffentliche Aufträge
• Gesetz vom 17. Juni 2013 über die Begründung, Unterrichtung und Rechtsmittel im Bereich öffentlicher Aufträge und bestimmter Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge sowie Konzessionen
• Königlicher Erlass vom 18. April 2017 über die Vergabe öffentlicher Aufträge in den klassischen Bereichen
• Königlicher Erlass vom 14. Januar 2013 zur Einführung der allgemeinen Ausführungsregeln der öffentlichen Aufträge