Das UBO-Register – eine jährliche Verpflichtung für alle VoGs

Jede neugegründete VoG hat nach der Hinterlegung der Gründungsakte beim Unternehmensgericht 30 Tage Zeit, die Eintragung im UBO-Register vorzunehmen.

Dazu werden alle „wirtschaftlichen Eigentümer“ einer VoG, also alle Personen, die Kontrolle über die Finanzen der VoG ausüben können, eingetragen. Dies sind z. B. folgende Personen:

• alle Verwaltungsratsmitglieder
• Personen, die zur Vertretung ermächtigt sind
• Personen, die mit der täglichen Verwaltung der VoG beauftragt sind, z. B. ein Geschäftsführer.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Personen sich tatsächlich in der VoG um die Finanzen kümmern.

Zusätzlich wird vermerkt, ab wann die Personen die Kontrolle ausüben. Für ein Verwaltungsratsmitglied ist dies zum Beispiel der Zeitpunkt des Eintritts in den Verwaltungsrat.

VoGs, die schon länger bestehen und noch keinen Eintrag im UBO-Register haben, sollten dies schnellstmöglich nachholen.

Eine Aktualisierung pro Jahr

Mindestens ein Mal im Jahr muss jede VoG ihre Angaben im UBO-Register aktualisieren:

• Wenn sich innerhalb eines Jahres nichts geändert hat, genügt eine einfache Bestätigung. Diese muss spätestens ein Jahr nach der letzten Aktualisierung erfolgen. Wenn Sie beim FÖD Finanzen eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, wird Ihnen einen Monat vor Frist-Ablauf eine Erinnerung über MyMinFin/eBox geschickt.
• Scheiden Mitglieder aus dem VR aus oder kommen neue hinzu, so sind diese Änderungen binnen 30 Tagen nach der diesbezüglichen GV im Register anzupassen.

Da die Angaben zehn Jahre lang einsehbar bleiben müssen, brauchen Sie bei der Auflösung einer VoG nichts zu unternehmen.

Wer kann die Registrierung oder Aktualisierung vornehmen?

Verwaltungsratsmitglieder und Personen, die zur Vertretung ermächtigt sind, können Eintragungen oder Änderungen im Register vornehmen. Konkret bedeutet dies: Wer für die VoG in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) als „Verwalter“ oder als „mit der täglichen Geschäftsführung beauftragte Person“ eingetragen ist, darf die Änderungen vornehmen. Bei der Hinterlegung der Informationen Ihrer VoG beim Unternehmensgericht sollten Sie auf diese beiden Begrifflichkeiten achten. Ist eine Person beispielsweise ausschließlich mit dem Begriff „Geschäftsführer“ eingetragen, wird sie keine Aktualisierung durchführen können. Damit die Angaben in der ZDU einkodiert werden, müssen sie beim Unternehmensgericht in Teil C des Hinterlegungsformulars notiert worden sein.

Benötigte Unterlagen

• Das Geburtsdatum oder die Nationalregisternummer aller wirtschaftlichen Eigentümer. In der ZDU können Sie über die Unternehmensnummer oder den Namen Ihrer VoG prüfen, ob die Liste aktuell ist. Falls nicht, kontaktieren Sie das Unternehmensgericht für eine Korrektur.
• Belege über die wirtschaftlichen Eigentümer: Dies werden für die meisten VoGs entweder die Satzung oder Protokolle von Gründungs- oder Generalversammlungen sein, in denen die Bestellung oder der Rücktritt von VR-Mitgliedern vermerkt ist. Das Bestellungs- und/oder Rücktrittsdatum muss daraus ersichtlich sein. Diese Belege werden für jede Person hochgeladen. Alternativ kann ausgewählt werden, dass die im Belgischen Staatsblatt veröffentlichten Angaben als Beleg verwendet werden sollen. Dann ist es nicht nötig, weitere Belege hochzuladen.

Wo und wie?

Für die Registrierung folgen Sie dem Link des FÖD Finanzen. Sie brauchen für das Log-In ein Karten-Lesegerät, die diesbezügliche Software und Ihren Personalausweis. Oder Sie melden sich über „itsme“ an. Sollten Sie weder über das eine noch über das andere verfügen, können Sie bei Ihrer Gemeinde sogenannte „token“ beantragen. Das ist eine Liste von Passwörtern für diesen Zweck. Wenn Sie eingeloggt sind, gibt es zwei Möglichkeiten, fortzufahren: in Ihrem Namen oder im Namen eines Unternehmens. Sie fahren im Namen eines Unternehmens, also im Namen Ihrer VoG, fort.

Bei Missachtung drohen Geldstrafe und Löschung

Bitte nehmen Sie das UBO-Register nicht auf die leichte Schulter. Wenn Sie es ignorieren, droht Ihrer VoG eine Geldstrafe. Zudem darf die Zentrale Datenbank der Unternehmen seit 2023 eine VoG in drei Fällen löschen:

• Wenn die VoG das UBO-Register nicht aktuell hält und gleichzeitig während sieben Jahren keine Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt vornimmt.
• Wenn sie innerhalb von 60 Tagen nach einer Mahnung das UBO-Register nicht aktualisiert.
• Wenn die „jährliche Bestätigung“ im UBO-Register nicht binnen eines Jahres erfolgt, für den Fall, dass sich nichts geändert hat.

Durch die Löschung ist die VoG rechtlich gesehen zwar noch nicht aufgelöst, aber sie muss:

• ihre Tätigkeiten einstellen und dennoch
• ihren rechtlichen, buchhalterischen, steuerlichen und sozialen Verpflichtungen nachkommen.

Laut FÖD Economie wird die Löschung zurückgenommen, sobald die Eintragung bzw. Aktualisierung im UBO-Register nachgeholt wurde.

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